Dans n'importe quel contexte professionnel, les réunions sont inévitables. Plus souvent qu'autrement, les personnes tenues d'assister à ces réunions les regardent avec effroi. C'est peut-être parce qu'ils durent trop longtemps, parce qu'il n'y a pas de raison claire pour que la réunion ait lieu ou peut-être que rien ne semble jamais être résolu par ces réunions. Ils ne répondent clairement pas aux cinq priorités d'une réunion efficace: objectif, produit, participants, problèmes probables et processus.
Objectif
Le but d'une réunion est défini comme la raison pour laquelle la réunion doit être tenue, l'ordre du jour ou les objectifs clés qui doivent être discutés par les participants. S'il n'y a pas de questions à discuter, il n'y a aucune raison de convoquer une réunion. Les réunions sans but précis sont une perte de temps pour tout le monde.
Produit
Le produit d’une réunion décrit le résultat souhaité qui doit être obtenu lorsque tout est dit et fait. Il ne s’agit pas seulement du résultat souhaité de la réunion, mais également des résultats souhaités pour tous les projets d’entreprise futurs et les produits abordés au cours de la réunion. Déclarer le produit de la réunion à l’avance maintient les réunions sur la bonne voie, empêche les conversations de s’égarer dans des sujets qui ne répondent pas à l’objectif de la réunion.
Participants
Les participants à la réunion comprennent uniquement les personnes qui doivent être impliquées, les personnes qui ont un point de vue ou un travail qui affectent directement le but et le produit de la réunion. Par exemple, le personnel médical de l'hôpital ne participerait pas à une réunion sur les systèmes informatiques de l'hôpital. Les infirmières et les médecins participeraient toutefois à des réunions sur des problèmes de santé et de maladie ou à des réunions qui les aideraient à obtenir que les unités de formation continue, les CEU, soient tenues de conserver leurs licences à jour.
Problèmes probables
Les problèmes probables sont les préoccupations susceptibles de survenir parmi les participants, les problèmes qu’ils voient avec l’état actuel des points à l’ordre du jour ou tout problème qu’ils prévoient avec les solutions potentielles évoquées au cours de la réunion. Les problèmes probables incluent également la détection des erreurs qui auraient pu échapper à l'attention lors de la préparation de la réunion. Par exemple, quelqu'un donne une présentation sur les solutions possibles aux problèmes énumérés dans l'ordre du jour. Quelqu'un au cours de la réunion peut remarquer qu’un ou deux faits sont manquants et que ces faits risquent d’avoir un effet profond sur le résultat de la réunion ou sur la solution. Les problèmes peuvent être un problème avec le coût d'un projet ou le temps requis pour terminer un projet.
Processus
Le processus de réunion comprend les étapes nécessaires pour garder la réunion sur la bonne voie et atteindre son objectif. Cela pourrait également inclure la création d'un plan pour la réalisation des projets et produits futurs afin de les maintenir sur la voie de leur achèvement. Le fait de répertorier le processus par étapes à l’avance permet à toutes les personnes impliquées de s’assurer qu’elles atteignent le but et les résultats de la réunion, du projet ou du marchandisage. C'est un moyen de suivre les progrès de la réunion.
