Une réunion peut être définie comme un processus de travail collaboratif conçu pour répondre à qui, pourquoi, comment et quoi d'un objectif particulier. Les réunions inefficaces se caractérisent par des participants passifs et une régurgitation des sujets précédemment abordés. Des réunions efficaces sont essentiellement le contraire de cela. Des réunions efficaces peuvent améliorer la productivité, le moral des employés et leurs bénéfices.
Une fonction
Les cinq étapes nécessaires à la préparation et à la conduite de réunions efficaces, également appelées les cinq P, sont les suivantes: objectif, plan, participants, participation et perspective, notent David Whetten et Kim Cameron dans le livre «Developing Management Skills». Purpose énonce clairement l’intention de la réunion. Plan est la ligne de conduite pendant la réunion. Les participants incluent les participants et les animateurs. La participation des participants et des animateurs est nécessaire. La perspective est l’objectif que la réunion vise à atteindre et un résumé des accords qui en résultent.
Outils
Les jeux font partie des outils les plus efficaces pour mener des réunions avec succès. Des jeux rapides, peu coûteux, adaptables, à faible risque et participatifs sont recommandés. Le brainstorming est un autre outil utilisé pour rassembler des informations et expliquer un problème ou une situation. Des questionnaires, des enquêtes, des entretiens et des feuilles de travail sont d’autres outils pour des réunions efficaces.
Les caractéristiques
Les réunions efficaces sont imaginatives, participatives, innovantes et engageantes. Ils commencent et finissent à l'heure. Quelqu'un est chargé de suivre les procès-verbaux et l'ordre du jour. Les pauses programmées se produisent à des heures déterminées. Les discussions animées et positives sont encouragées. Les participants sont autorisés à évaluer la réunion. Les réunions efficaces se terminent sur une note amicale avec le facilitateur en veillant à ce que les participants soient en harmonie.
Fréquence et durée
Peter Honey écrit dans le livre «Améliorer vos compétences interpersonnelles» que des réunions efficaces sont idéalement organisées au maximum une fois par semaine, généralement pour les mêmes participants. Les réunions les plus réussies se terminent en une heure et ne durent généralement pas deux heures.
Importance
Des réunions mal gérées ont un impact négatif sur le moral des employés. Certaines d'entre elles deviennent sceptiques et pessimistes, tandis que d'autres deviennent apathiques et inattentives. Selon Barbara J. Streibel, le livre intitulé «Guide pour des réunions efficaces», coûte aux entreprises des milliards de dollars chaque année en occasions perdues et en temps perdu. Ils nuisent à l'image d'une organisation, mettent en évidence sa gestion inefficace et réduisent sa productivité. Les réunions efficaces préservent deux des ressources les plus précieuses d'une entreprise: le temps et le talent. Les réunions collaboratives et efficaces dynamisent les employés.
