Si vous êtes un employé passionné et que vous remarquez que certaines procédures de votre travail pourraient être améliorées, vous pouvez envisager de rédiger une proposition visant à introduire de nouvelles procédures. Ce type de lettre de proposition (ou courrier électronique) peut être qualifié de proposition interne. Écrire des propositions internes est un peu différent de celui des propositions externes. Parce que vous écrivez aux personnes qui travaillent dans la même organisation que vous, vous pouvez utiliser votre jargon interne et être moins attentif à l'utilisation d'informations confidentielles.
Créez un plan pour votre proposition. Déterminez le public auquel vous adresserez la proposition. Si vous souhaitez que votre organisation introduise un nouveau système de comptabilité, par exemple, contactez le service de comptabilité, peut-être le bureau du comptable en chef. Déterminez également l’objet de votre proposition, par exemple la mise en œuvre d’un système de comptabilité particulier. De plus, mettez-vous à la place des lecteurs. Cela vous permettra de mieux comprendre comment convaincre le public que votre proposition doit être acceptée.
Commencez à écrire la proposition. Au tout début, énoncez clairement et clairement le but de votre lettre. Par exemple, vous pouvez écrire "J'écris cette lettre pour demander au service de la comptabilité d’envisager de mettre en œuvre le système de comptabilité ABC".
Décrivez les procédures en vigueur dans votre organisation. Montrer toute inefficacité dans les procédures actuelles. Par exemple, le système de comptabilité actuel peut prendre trop de temps à fonctionner. En outre, cela peut entraîner des erreurs coûteuses.
Fournissez une brève description des nouvelles procédures. Décrivez en quoi ils seraient différents des anciens. Tout d’abord, décrivez votre proposition en quelques phrases. Après cela, donnez autant de détails que nécessaire. Cependant, gardez la lettre de proposition courte et concise.
Donnez les arguments qui soutiennent la mise en œuvre des nouvelles procédures proposées. Énumérez clairement les avantages que les nouvelles procédures peuvent apporter à l'organisation. Les avantages possibles pourraient inclure une productivité accrue, une meilleure qualité des biens ou services produits, une plus grande économie de matières premières et un meilleur moral des employés.
Sauvegardez votre proposition avec tous les documents, le cas échéant. Par exemple, de nouvelles procédures peuvent avoir été testées ailleurs au sein de votre organisation ou de votre secteur. Marquez clairement tous les documents justificatifs et indiquez leur signification dans le texte de la lettre de proposition.
Fournissez des détails sur la manière dont les procédures proposées peuvent être mises en œuvre dans votre organisation. Si vous proposez d'introduire un nouveau système comptable, la mise en œuvre pourrait se faire par étapes. Pendant quelque temps, les nouveaux et les anciens systèmes pouvaient être utilisés simultanément. Une fois le nouveau système testé, l'ancien système peut être supprimé.
Demandez à quelqu'un d'autre de lire la lettre de proposition avant de la soumettre. Demander des critiques. Discutez de la proposition et identifiez les points où elle peut être améliorée. Modifier certaines phrases de la proposition pour la rendre plus convaincante.
Soumettez votre proposition.
Conseils
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Utilisez un langage simple. Si vous devez utiliser certains termes, donnez leur définition, à moins que vous ne soyez certain que la personne qui lit la proposition les connaît bien. Aussi, privilégiez les phrases courtes, claires et pertinentes.
