La création d'un manuel de stratégies et de procédures permet de fournir des protocoles clairs pour la cohérence d'une organisation. Les employeurs définissent ce qui est un comportement acceptable dans des domaines allant du code vestimentaire aux relations avec la clientèle. Les employés le lisent et signent une lettre de remerciement, acceptant toutes les ramifications pour violation des règles établies dans le manuel. Concentrez-vous sur les domaines clés lors de la rédaction d'un manuel de politiques et de procédures pour une organisation à but non lucratif.
Principaux domaines d'intervention
Organisation et gestion: Dans cette section, énoncez les énoncés de mission et de vision de l’organisation. Détailler le statut d'organisme à but non lucratif en incluant les statuts et les statuts constitutifs enregistrés auprès du secrétaire d'État. Une fois l’organisation définie, décrivez en détail les principaux rôles et fonctions de la direction. Un organigramme aide tous les employés à comprendre qui est responsable de quoi et la chaîne de commandement.
Ressources humaines: Dans la section des ressources humaines, définissez les responsabilités du conseil d’administration, la manière dont les volontaires sont cultivés et développés et la formation du personnel. Inclure les politiques du personnel, y compris la conduite, les rubriques de performance, les avantages et les règles en matière de rémunération.
Levée de fonds: Les organismes à but non lucratif bénéficient d'un statut d'exonération fiscale via l'Internal Revenue Service. Ce statut est révocable si le but non lucratif ne se comporte pas correctement. Cette section explique les moyens utilisés par les organisations à but non lucratif pour la collecte de fonds, notamment les subventions, les dons, les sponsors d'entreprise ou les événements. La gestion financière doit également être expliquée, en décrivant comment les budgets désignent ce qui va aux programmes à but non lucratif et ce qui va aux opérations.
Lois et règlements: Décrivez les lois, les taxes et les règlements qui touchent les activités sans but lucratif. Celles-ci incluent, mais ne sont pas limitées aux activités de plaidoyer et de lobbying menées par l'organisation.
Développer les politiques et procédures
Étant donné que le manuel des politiques et procédures devient le moyen de demander des comptes aux personnes, il est important de les élaborer de manière cohérente, dans leur format et leur ton.
Politiques: Pour maintenir l’uniformité avec les stratégies, utilisez un modèle. Chaque politique doit avoir un titre indiquant le contenu. Définir un objectif pour la stratégie. Un exemple d'objectif politique pourrait être: "Assurer la responsabilité fiscale avec le produit de la collecte de fonds". Si une loi ou une loi concerne la politique, indiquez-la pour fournir une validation supplémentaire au besoin.
Définir la portée de la politique. Cela pourrait inclure le fait que la politique concerne tout le monde, les membres du conseil d'administration ou seulement un certain groupe d'employés tel qu'une équipe de collecte de fonds. Pour les grandes organisations, indiquez le nom et le numéro de contact de la partie responsable concernée par la stratégie spécifique. Par exemple, indiquez les informations de contact du conseiller juridique avec les informations relatives aux règles de lobbying et aux réglementations.
Procédures: Expliquez comment les choses se font en étapes simples. Bien que les stratégies et les procédures puissent être combinées dans certains scénarios, les procédures constituent généralement une section distincte pour les processus clés. Identifiez les procédures clés et les zones de dépannage. Cela inclut les procédures d'ouverture et de fermeture. Développez des procédures pour résoudre les problèmes d'ordinateur, de mot de passe ou autres problèmes techniques. Créez des processus pour les problèmes client en escalade. Toute tâche effectuée qui requiert une cohérence ou dont les membres du personnel peuvent s’interroger devient une procédure décrite dans le manuel.
Des procédures cohérentes permettent d'économiser du temps de travail, car les employés disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches sans leadership, assistance, assistance ou intervention
