Les entreprises engagent diverses dépenses et doivent tenir des registres financiers minutieux. Depuis le développement de l'écriture dans le monde antique, les entreprises tiennent des registres de leurs transactions financières. Le système fiscal des États-Unis exige que les entreprises tiennent des registres de paie précis à des fins fiscales.
Paie
La paie est l’une des dépenses les plus importantes engagées par une entreprise. Il consiste en salaires et traitements qu'une entreprise paie ses employés.
Les taxes
Le droit américain impose aux entreprises de retenir certaines taxes sur le salaire d'un employé. Les employeurs sont tenus de retenir les taxes d’État, fédérales et municipales sur ces revenus. Certains états et villes n'imposent pas de telles taxes. Les employeurs doivent également retenir les taxes de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, connues sous le nom de FICA, sur le salaire des employés. Ils doivent remettre périodiquement ces taxes au gouvernement tout au long de l'année. Les employeurs peuvent également imposer d’autres retenues sur les prestations fournies, telles que l’assurance maladie, par l’intermédiaire de la société.
Sécurité sociale et assurance-maladie
La loi de 1935 sur la sécurité sociale avait le plus grand impact sur le système de paie. Cette loi prévoyait une aide au chômage pour les travailleurs qui perdaient leur emploi et une aide publique aux nécessiteux. Le gouvernement a financé ces programmes en exigeant que les impôts soient automatiquement déduits des chèques de paie des employés. Ces lois ont imposé au système de paie de chaque entreprise l'obligation de conserver des registres précis des retenues et des paiements.
