Les employés dépendent de leur salaire pour maintenir leur style de vie. Par conséquent, ils s'attendent à ce que leur employeur les paye avec exactitude et à temps. Lorsque des erreurs de chèque de paie se produisent, les employés sont souvent pris de panique. Les erreurs de paie se produisent pour plusieurs raisons. Le système de paie est souvent à blâmer.
Définition
Un système de paie est le moyen par lequel l’employeur traite sa masse salariale. Il n'y a pas de système défini que les employeurs doivent suivre. Cela dépend généralement de la structure et des besoins de l'organisation. Dans le système, une fondation doit être établie, telle qu'une date de paiement et un mode de paiement, tel qu'un dépôt direct et / ou des chèques à vue.
Manuel
Un système de paie manuel se fait entièrement à la main. Les problèmes avec un système manuel sont nombreux. La marge d'erreur est grande car toutes les tâches de paie sont effectuées manuellement. Cela inclut le calcul des feuilles de temps, des salaires, des taxes, l'émission des chèques, la préparation des W2, la vérification de la paie et l'enregistrement des transactions de paie. Des erreurs fiscales peuvent facilement se produire avec ce système, entraînant des pénalités de la part du gouvernement. Un système de paie manuel peut être efficace si vous n’avez que quelques employés.
Informatisé à l'interne
Un système de paie informatisé interne existe lorsque l'employeur utilise un logiciel de paie. Les petites entreprises utilisent généralement un logiciel de comptabilité associé à une fonction de paie, telle que Quickbooks. Les grandes entreprises utilisent un système de paie plus coûteux et personnalisé, tel que Ultipro, qui comporte une fonction RH. Le personnel de la paie interne est inclus dans ce système. Le principal problème est que cela pourrait coûter cher à l'employeur. Elle doit payer les salaires et les avantages sociaux au personnel de la paie, et elle doit également acheter et entretenir le logiciel. Des problèmes système peuvent amener le personnel de la paie à effectuer des heures supplémentaires, ce qui entraîne une rémunération des heures supplémentaires, ainsi que des frais de support technique.
Externe
Un système de paie externe se produit lorsque l'employeur sous-traite sa paie à un fournisseur de services de paie. Pour une somme modique, le fournisseur le décharge de toutes les tâches liées à la paie, y compris l'administration des avantages (santé et retraite, par exemple). Le fournisseur est généralement hors site; En cas de problèmes avec la masse salariale, l'employeur peut ne pas le savoir avant le jour de la paie. En outre, si le prestataire de traitement de la paie a plusieurs clients, il peut s'avérer difficile d'obtenir de l'aide immédiatement en cas de problème de paie. Certaines informations, telles que les documents fiscaux, peuvent ne pas être facilement accessibles si l'employeur utilise un fournisseur de service de paie. Il doit demander les informations, ce qui peut prendre un certain temps pour arriver.
Solution
Il est probable que des problèmes de paie se produiront. la clé est de les minimiser. L’employeur devrait examiner les besoins de son entreprise avant de mettre en place le système. Par exemple, si elle a une petite entreprise, mais s'attend à ce que celle-ci se développe, son système de paie devrait fournir cette capacité.
