Les activités de collecte de fonds couvrent toute la gamme allant des petites réceptions sociales et des galas à thème aux événements publics. Selon P. Burke Keegan, auteur de "Fundraising for Nonprofits", avant de planifier un événement, vous devez être en mesure d’identifier 50% de vos participants lors d’une petite réunion privée. Pour une extravagance, 35% feront l'affaire, dit-il. Bien qu'une annonce dans le journal attire tous les participants à un événement public dans le parc, les événements nécessitant un engagement financier élevé ou une liste d'invités limitée nécessitent une invitation personnelle pour assurer la présence de ce groupe de base.
Choisissez le format. Réservez des lettres détaillées de plusieurs pages pour les sponsors potentiels de l'événement ou pour courtiser les principaux donateurs. Pour la liste des invités, la présence de l'individu ou du couple à l'événement reste l'objectif principal. Sélectionnez une carte imprimée ou gravée à pli simple pour les événements les plus formels. Pour les événements vestimentaires décontractés, une lettre imprimée suffit.
Ouvrez l'invitation avec une salutation ou une annonce d'inclusion. Pour une lettre, adressez-vous à l'invitation en utilisant le titre social de la personne, tel que Dr., M., Mme ou Miss. Prolongez l'invitation au nom de l'organisation. Si l'invitation n'est pas personnalisée, n'adressez pas l'individu par son nom et commencez par le message de l'organisation. Par exemple, "La Fondation du Widget Collector vous invite cordialement à assister à un gala sous les étoiles".
Elaborez sur les détails de l'événement. Définissez le format et le but de l'événement, par exemple: "Un dîner officiel dont le produit profitera au programme de sensibilisation de la WCF." Incitez le destinataire à recevoir les nouvelles d’une célébrité en tant que maître de cérémonie ou orateur principal.
Inclure l'heure, la date et le lieu. Demander aux participants de répondre à un bénévole ou à un employé de charité particulier, ou à une adresse électronique spécifique.
Indiquez les frais d'inscription. Indiquez s'il est évalué par personne, partie, table ou équipe. Annoncez tous les rabais évalués pour l’achat anticipé de billets.
Ajoutez le numéro principal du lieu afin que les participants perdus puissent clarifier les instructions le jour de l'événement. Clarifier le but du nombre. Par exemple, écrivez «Pour les directions seulement». Vous pouvez également imprimer une petite carte au verso d'une lettre ou inclure une petite insertion dans une carte d'invitation.
Fermer avec un crochet. Les invités du rassemblement doivent y assister avec un dernier plaidoyer. Rappelez-leur pourquoi l'événement est important. Par exemple, "Sauvons les chiens du comté d'Orange ensemble".
