Les propriétaires d'entreprise qui embauchent des employés à contrat ou à la pige sont tenus d'envoyer à l'Internal Revenue Service un formulaire 1099-MISC pour chaque particulier gagnant au moins 600 $ au cours de l'année d'imposition. Les types d'employés qui devraient recevoir ces formulaires incluent tous les employés qui ne sont pas des employés à temps plein mais qui sont rémunérés pour leur travail.
Les employeurs doivent poster les formulaires 1099-MISC à leurs employés contractuels et à l'IRS. La date limite pour envoyer les formulaires aux employés est le 31 janvier et la date limite pour envoyer des copies des 1099 formulaires à l'IRS est la fin du mois de février. L'IRS prévoit des sanctions pour les employeurs qui ne respectent pas ces délais.
Obtention des informations sur les employés: remplir le W9
Lorsque vous embauchez un travailleur indépendant ou à contrat, les informations fiscales de base sont collectées à l'aide d'un formulaire W9 disponible auprès de l'IRS. Le formulaire demande le nom du fournisseur et le nom de son entreprise, le numéro de sécurité sociale ou le numéro d’identification fiscale. Le W9 demande également au travailleur de signer le formulaire pour attester qu'il est exempt de retenue à la source. La plupart des employés sont exemptés, mais s’ils ne le sont pas, il incombe à l’entreprise de retenir l’impôt sur le revenu sur le salaire de l’entrepreneur et de le renvoyer à l’IRS.
Envoi de formulaires 1099 sans numéro de sécurité sociale
L'IRS indique que chaque personne tenue de produire une déclaration de revenus est tenue de fournir son numéro de sécurité sociale ou son numéro d'identification contribuable à leur employeur. Si l’entrepreneur ou le travailleur indépendant n’a pas rempli de formulaire W9 et que vous ne pouvez pas obtenir ces informations avant la date limite de production, vous pouvez envoyer un formulaire 1099 à l’entrepreneur et à l’IRS sans l’information fournie. Toutefois, vous devez savoir que l'IRS vous facturera une pénalité pour avoir soumis un formulaire incomplet, à moins que vous ne puissiez démontrer qu'il existait un motif raisonnable d'omettre le numéro d'identification sociale ou de sécurité sociale. Vous devez également être en mesure de démontrer que vous avez agi de manière responsable et pris des mesures pour éviter l'omission de ces informations, par exemple en écrivant à l'entrepreneur pour lui demander ces informations. Le fait que le travailleur ne retourne pas le formulaire W9 dûment rempli est généralement considéré comme un motif d’exemption.
Comment déposer un 1099 corrigé incluant le SSN
Une fois que vous avez le numéro d’identité de sécurité sociale ou d’impôt, vous devez remplir un formulaire 1099-MISC corrigé et ajouter un «X» dans la case «Corrigé» en haut du formulaire. Remplissez le formulaire en ajoutant les informations corrigées et le numéro de sécurité sociale. Vous aurez également besoin d'écrire une lettre à l'IRS expliquant que le numéro de sécurité sociale était manquant avec votre propre numéro d'identification fiscale.
