Presque toutes les propositions ou applications commerciales exigent aujourd'hui une lettre d'accompagnement. Selon le contexte et la proposition, la lettre d'accompagnement peut aller d'une brève introduction à un résumé détaillé du contenu de la proposition. Lorsque vous écrivez une lettre d'accompagnement pour une offre officielle pour un projet, vous devez connaître les éléments essentiels pour que votre lettre se démarque.
Contenu
Une lettre d'accompagnement pour une offre formelle relative à un projet doit paraître professionnelle à tous les égards et refléter l'expertise commerciale de l'entreprise. Au minimum, la lettre d'accompagnement doit inclure une référence au projet par son nom et son numéro, le cas échéant; les conditions générales de l'offre, y compris les délais; et une liste complète de tous les documents et pièces jointes envoyés avec la lettre d'accompagnement.
Longueur
La longueur d'une lettre d'accompagnement peut varier considérablement en fonction de la taille et des spécifications du travail. Bien qu’il soit généralement préférable d’être aussi bref que possible, assurez-vous d’inclure toutes les informations nécessaires et évitez de rendre la lettre si courte que vous auriez l’impression de faire un effort minimal pour la produire.
Informations d'en-tête
Inclure la date à laquelle la lettre d'accompagnement a été écrite dans votre en-tête, avec les coordonnées complètes. Référencez le nom et le numéro du projet dans l'en-tête de votre lettre et à nouveau dans le corps de la lettre. Utilisez si possible du papier à en-tête avec du papier à en-tête ou au moins du papier de qualité supérieure.
Les exclusions
Ne pas utiliser une lettre "en conserve", car les clients potentiels pourraient le comprendre. Prenez le temps de personnaliser chaque lettre. Ne mentionnez pas spécifiquement le prix de l'offre dans votre lettre d'accompagnement, à moins d'y être invité. Ce type d'informations détaillées devrait être réservé à l'offre elle-même. Ne pas abuser du jargon technique. Essayez de paraître professionnel, mais pas prétentieux.
