Les lettres sont un moyen important de communiquer les sentiments personnels et commerciaux. Cependant, les lettres personnelles sont très différentes de leurs homologues professionnels. Pour afficher les règles appropriées lors des transactions de votre entreprise, vous devez reconnaître ces différences et vous efforcer de ne pas mélanger les styles de lettre. Cela vous aidera à avoir une allure professionnelle pour les employés, les clients, les actionnaires et les investisseurs.
Format
Les lettres commerciales et les lettres personnelles sont formatées de manière très différente. Avec quelques variations mineures, les lettres commerciales ont généralement une marge d'un pouce. Ils ont également un espacement simple, avec un espacement double uniquement entre les paragraphes et les lignes de données d'introduction (par exemple, la date, le sujet). La lettre est laissée justifiée sans retrait de paragraphe. Les lettres commerciales sont également toujours dactylographiées. En revanche, les lettres personnelles peuvent avoir pratiquement n'importe quel format. Il appartient à l’écrivain de décider de la manière dont il souhaite que la lettre personnelle paraisse. Une lettre personnelle est traditionnellement manuscrite, mais avec les avancées technologiques, de nombreuses personnes tapent des lettres personnelles sur leur ordinateur car il est plus rapide de les taper que d’écrire manuellement.
Contenu
Dans une lettre professionnelle, le contenu est toujours axé sur les objectifs, c’est-à-dire que le but de la lettre est transparent. Avec une lettre personnelle, le contenu peut couvrir de nombreux sujets différents, et l’accent est davantage mis sur la relation entre les événements passés et les émotions passées que sur la résolution de problèmes. Les lettres personnelles peuvent être beaucoup plus sinueuses. Les lettres personnelles peuvent traiter de problèmes commerciaux ou financiers, mais les lettres commerciales ne traitent jamais de problèmes personnels, à moins que ces problèmes aient une incidence directe sur les affaires.
Langue et ponctuation
Les lettres commerciales utilisent un langage plus formel que les lettres personnelles. Les auteurs accordent une attention particulière au choix des mots, car ceux-ci peuvent faire une énorme différence en matière juridique. Les salutations et les clôtures sont polies et font référence aux titres appropriés (par exemple, président Edwards, Mlle Neman). Les colons sont davantage utilisés dans les lettres professionnelles que dans les lettres personnelles, en particulier après la salutation et les étiquettes d'introduction de la ligne de données (par exemple, RE:, DATE:). Les lettres personnelles peuvent utiliser n’importe quelle langue, y compris des abréviations en argot et des expressions non professionnelles comme ttyl (à plus tard à l’audience) ou d’autre part (au fait). L'avantage de ceci est que la personnalité de l'écrivain apparaît vraiment. Les lettres commerciales perdent souvent la véritable "voix" de l'écrivain. Les lettres personnelles utilisent des règles de ponctuation standard, mais parce qu’elles sont très informelles, les auteurs ignorent souvent certaines normes de base en matière de ponctuation et de capitalisation.
Pourquoi différencier?
La principale raison pour laquelle les gens séparent les lettres personnelles des lettres commerciales est qu’une méthode standard d’écriture d’une lettre commerciale accroît l’efficacité des opérations commerciales. Par exemple, les hommes d’affaires savent qu’ils peuvent rapidement déterminer l’objet de la lettre commerciale à partir de l’objet. L'efficacité peut se traduire par des revenus. Une autre raison de différenciation est que l'utilisation d'un format professionnel indique que tout ce qui est dans la lettre est important. Troisièmement, l’utilisation du format lettre d’affaires est attendue par les professionnels. Si vous n'adhérez pas au format commercial avec votre entreprise, vous risquez de paraître moins préparé ou inexpérimenté.
