Votre capacité à communiquer efficacement aura une incidence directe sur votre réussite au travail. Il est crucial pour vous de savoir rédiger et envoyer une correspondance concise et compréhensible. Le mémo commercial est un document succinct qui s'adresse à un groupe de personnes spécifique et se concentre sur un objectif spécifique. Un mémo bien écrit vous aidera à communiquer efficacement et à obtenir des résultats. En plus de l'écrire correctement, il est essentiel de vous assurer que votre mémo est correctement envoyé aux personnes qui en ont le plus besoin.
Crafting Your Memo
Pensez à votre public. Avant de commencer à rédiger votre mémo, prenez en compte le niveau de formation et l'expérience des personnes avec lesquelles vous communiquez. Tenez également compte des besoins de vos destinataires. Certaines personnes peuvent avoir besoin d'instructions plus détaillées et de directives spécifiques établies, alors que d'autres peuvent recevoir une information très générale et prendre ensuite l'initiative par leurs propres moyens.
Utilisez un formatage d'en-tête correct. Dans la ligne "Date", utilisez les abréviations standard. Pour "À", vous devez répertorier chaque personne qui recevra le mémo par son nom. N'utilisez pas de surnoms. Utilisez le prénom et le nom de famille et triez-les par ordre alphabétique ou par position dans la société. Pour la ligne "De", utilisez votre prénom et votre nom, ainsi que le département dans lequel vous vous trouvez, le cas échéant.
Choisissez une ligne d'objet spécifique et informative. Souvent, les gens envoient des mémos avec des lignes d'objet vagues et générales. Un document spécifique et concis donnera aux destinataires une bien meilleure idée de ce à quoi le mémo fait référence. Par exemple, une ligne d'objet générale devrait se lire "Réunion", mais une ligne d'objet spécifique pourrait indiquer "Présentation de l'équipe des ventes pour la réunion de vendredi".
Ouvrir avec les détails. Ne perdez pas de temps avec le bavardage ou l'arrière-plan. La première partie de votre mémo devrait indiquer exactement ce dont vous avez besoin. En vous servant de l'exemple ci-dessus, dans la présentation de l'équipe des ventes, vous pouvez commencer par: "Lors de la réunion de vendredi, l'équipe des ventes présentera un diaporama présentant les chiffres du revenu et des comptes fournisseurs pour le premier trimestre."
Rédigez votre mémo en évitant la voix passive. Un mémo est conçu pour partager des informations et demander de l'aide. Vous devez donc utiliser une voix active. En grammaire et en écriture, la voix active signifie que le sujet d’une phrase est actif - fait ou être quelque chose - plutôt que d’avoir autre chose à faire. La voix active se lirait comme suit: "L’équipe des ventes présentera un diaporama." Une approche passive serait libellée comme suit: "Nous souhaitons que l'équipe des ventes envisage de présenter un diaporama."
Écrivez une conclusion. Votre conclusion n’est pas compliquée, mais elle doit résumer les points clés mentionnés dans le mémo.
Editez votre travail. Peu de choses sont aussi embarrassantes que d'envoyer un mémo professionnel et de se rendre compte par la suite que vous avez laissé une faute de frappe géante en plein milieu. Relisez votre mémo avant de l'envoyer et, en plus d'apporter des corrections, éliminez les mots inutiles. Gardez votre mémo concis.
Envoyez votre mémo
Envoyez votre mémo. Si vous l'envoyez par courrier inter-bureau, assurez-vous que chaque destinataire du mémo en reçoit un exemplaire. Personne ne devrait jamais avoir à partager un mémo avec le gars du prochain compartiment.
Utilisez le courrier électronique si c'est une option. Un mémo électronique devrait être envoyé à tout le monde en même temps, mais vous voudrez peut-être copier à l'aveugle certains des destinataires. Si vous envoyez votre mémo par courrier électronique, indiquez le sujet de celle-ci dans la ligne d'objet de l'en-tête de l'e-mail. N'utilisez pas de polices mignonnes ou colorées, d'images ou d'autres add-ons de messagerie.
Faites un suivi une fois que vous avez envoyé votre mémo. S'il y a une date limite mentionnée dans le mémo, assurez-vous de vérifier ultérieurement avec les destinataires.
Conseils
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Assurez-vous que votre note respecte les directives de la société en matière de puces, d'espacement des paragraphes, etc.
Attention
Si vous utilisez un courrier électronique pour envoyer un mémo, vérifiez bien avant d'appuyer sur la touche "Envoyer". Soyez prudent quant à qui reçoit des informations exclusives ou confidentielles par courrier électronique.
