Souvent, que ce soit dans une situation personnelle ou professionnelle, vous devrez écrire une lettre à une personne et en envoyer une copie à une autre personne. Cette procédure est relativement simple lorsque vous utilisez des communications électroniques telles que le courrier électronique, car vous pouvez envoyer un courrier électronique à tous les destinataires en même temps en un seul clic du bouton Envoyer. Dans le cas où vous envoyez une lettre sur papier à quelqu'un, il est un peu plus difficile d'envoyer une copie à un destinataire supplémentaire, car le processus n'est pas automatisé, contrairement à l'envoi de plusieurs copies d'e-mails et de quelques étapes supplémentaires. et des considérations sont nécessaires.
Articles dont vous aurez besoin
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Papeterie
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Adresses postales pour tous les destinataires
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Enveloppes
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Affranchissement
Écrivez la lettre que vous voulez envoyer au destinataire principal et à une autre personne. Tapez "cc" et le nom de la deuxième personne au bas de la lettre sous votre nom et votre signature. Les initiales "cc" signifient "copie carbone" et sont une retenue de l'époque où les dactylographes faisaient des copies de lettres en utilisant une feuille de papier carbone entre deux feuilles de papier sur une machine à écrire.
Faites deux copies de la lettre originale. Envoyez la lettre originale au destinataire principal. Faites des copies de la lettre pour chaque personne qui sera ajoutée à la ligne "cc". Enregistrez une copie de la lettre pour vos dossiers personnels. Le destinataire principal et le destinataire secondaire auront les informations que vous avez écrites dans votre lettre et les deux sauront que chacun a reçu la lettre.
Faites une copie de la lettre originale que vous avez signée. Vous utiliserez cette copie de la lettre pour envoyer à un destinataire supplémentaire que vous ne souhaitez pas que le destinataire d'origine en soit informé. Envoyez la lettre originale au destinataire principal.
Ajoutez "bcc" et le nom du deuxième destinataire à la copie de la lettre située au bas de la lettre sous votre signature. Envoyez ce message au deuxième destinataire après en avoir fait une copie pour votre dossier personnel. Les initiales "bcc" signifient "copie carbone invisible", ce qui signifie que le destinataire principal ne saura pas qu'une copie de sa lettre a été envoyée à une autre partie.
Conseils
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Si vous écrivez une lettre de plainte à ou à propos d'une entreprise, il peut être utile d'en envoyer une copie au bureau d'éthique commerciale de votre région. Votre plainte peut être prise plus au sérieux.
Attention
Selon la situation, il peut être utile ou gênant d'utiliser "cc" ou "bcc". Examinez attentivement si vous souhaitez que les deux parties soient au courant des informations contenues dans votre lettre et si vous souhaitez que le destinataire principal soit informé que la lettre que vous lui avez envoyée est partagée avec une autre partie.
