Dans certains cas, il peut vous être demandé d'écrire une lettre au nom de quelqu'un d'autre. Les avocats, par exemple, le font régulièrement. D’autres situations incluent la rédaction pour des personnes qui n’ont pas les compétences pour le faire elles-mêmes ou qui apprennent une langue seconde et qui ne savent pas écrire en anglais. L'absence de votre supérieur hiérarchique au bureau peut être une autre raison pour laquelle il vous demande d'écrire une lettre en son nom. Quelle que soit la raison pour laquelle vous écrivez la lettre, le format est cohérent.
Déterminer le contenu
Parlez avec la personne que vous allez écrire la lettre au nom de. Faites une liste de points à couvrir, la personne à qui adresser la lettre et tout autre détail à inclure. Discutez du sujet de la lettre jusqu'à ce que vous sentiez que vous avez suffisamment d'informations générales pour l'écrire correctement.
Utiliser le format en-tête et lettre d'affaires
Si possible, écrivez sur du papier à en-tête, car cela crédibilise votre correspondance. Si vous n’avez pas d’en-tête, tapez l’adresse de la personne pour laquelle vous écrivez la lettre en haut de la page, laissez un espace et tapez la date. Commencez par la salutation «Cher» suivie du nom de la personne, du titre et d’une virgule. Si, par exemple, vous écrivez à une entreprise, indiquez «Chère Madame Briggs» ou «Au président du tribunal» si elle est adressée au tribunal.
Adoptez le format de bloc pour les lettres commerciales. Toutes les phrases commencent à gauche de la page. les paragraphes sont séparés par un espace. La distance entre votre fermeture est de trois à quatre lignes pour permettre votre signature. Tapez des lettres commerciales plutôt que de les écrire à la main.
Déclarer la paternité
Déclarez que vous écrivez au nom d'une autre personne si cela est approprié, par exemple dans une lettre au tribunal. Si c’est une lettre qui sort sous le nom de l’autre personne, vous n’avez pas à déclarer qu’elle ne l’a pas écrite elle-même. En cas de blessure physique ou de problème de langage, indiquez la raison: «J'écris pour le compte de Jeremy Smithers qui s'est cassé les deux poignets en skiant.»
Utiliser un langage efficace et facile à comprendre
Arriver au point. Les lettres - qu'elles soient ou non au nom de quelqu'un d'autre - doivent être courtes et concises. Énoncez la raison pour laquelle vous écrivez, puis commencez un nouveau paragraphe pour vos idées de soutien. N'oubliez pas de changer les paragraphes et de laisser un espace lorsque vous changez d'idées. Écrivez dans un langage facile à comprendre. N’utilisez pas un gros mot quand un petit le fera et gardez vos phrases courtes. Visez la clarté plutôt que d'essayer d'impressionner votre lecteur avec votre vocabulaire étendu.
Utiliser une voix formelle
Gardez le ton d'affaires. Évitez les phrases fleuries et restez concentré sur le sujet sur lequel vous écrivez. Ne donnez pas votre avis sur le sujet à moins d’une très bonne raison de le faire.
Fermer fort
Résumez le contenu de la lettre dans le dernier paragraphe. Spécifiez également l'action à laquelle la personne à qui vous écrivez s'adresse. If pourrait être le remplacement d'un appareil défectueux ou une demande de réunion. Utilisez le mot de la fin «Sincèrement» ou «Sincèrement vôtre» pour rester cohérent avec le ton de la lettre. Des expressions telles que «Parlez bientôt» ou «Votre ami» ne sont pas appropriées. Signez et tapez votre nom, suivi des mots "au nom de nom de la personne pour laquelle vous écrivez".
La revue
Laissez votre lettre pendant un jour ou deux, puis modifiez-la. En plus des fautes de grammaire et d'orthographe, surveillez les mots souvent confondus tels que «passé et passé» ou «affecter et produire». Vérifiez-le dans votre liste d'origine pour vous assurer de ne rien oublier. Mettez-vous à la place du destinataire de la lettre. Lisez-le à voix haute et évaluez-le pour le ton et le contenu. Modifier en conséquence. Passez en revue la lettre avec la personne au nom de laquelle vous avez écrit. Assurez-vous de ne rien omettre de ce que la personne voulait inclure.
