Les membres du conseil d’administration sont tenus de faire preuve de la diligence raisonnable dans la gestion des affaires commerciales d’une société, ce qui inclut la maîtrise des finances de l’organisation. Pour ce faire, ils utilisent les rapports du trésorier de l’organisation et les reçoivent selon un calendrier dépendant des règlements de l’organisation ou des instructions du conseil actuel.
Conseil d'administration
Un conseil d’administration est l’organe officiel qui supervise les affaires d’une entreprise à but lucratif ou non. Un conseil peut engager une société de gestion ou des dirigeants d'entreprise pour gérer ses opérations, mais le conseil fixe toujours les objectifs généraux et la mission de l'organisation. Les conseils doivent rester au courant des performances financières, du nombre de membres et des activités de l'organisation dans le cadre de leurs fonctions. Ils nomment un trésorier pour superviser les finances de l’organisation, soit en tenant les livres directement, soit en gérant un entrepreneur ou un employé.
Fonctions du trésorier
Le trésorier d’un conseil est la personne qui surveille les finances de l’organisation. Dans les plus petites organisations, en particulier les organisations à but non lucratif, le trésorier peut tenir les livres, faire des dépôts, faire des chèques et travailler avec un spécialiste en déclarations pour effectuer les tâches de l’organisation. Dans les grandes organisations, le trésorier peut uniquement examiner le travail d'un comptable, d'un comptable, d'un directeur général ou d'un directeur financier. Certains trésoriers dirigent un comité des finances composé de plusieurs membres du conseil d’administration ou de membres nommés au conseil d’administration.
Exigences de rapport
Les trésoriers présentent des rapports financiers réguliers à leurs conseils. Cela se produit souvent lors des réunions officielles du conseil, qui ont lieu mensuellement ou trimestriellement. Le rapport du trésorier est généralement l’un des premiers points à l'ordre du jour d'une réunion du conseil d'administration. Il prend le temps de discuter du rapport s'il est détaillé ou d'accepter un résumé du trésorier s'il ne l'est pas. Chaque année, le trésorier présente au conseil le budget de l’année à venir, un rapport de performance de fin d’année et les déclarations de revenus de l’organisation. S'il s'agit d'une société cotée en bourse, le trésorier présente les informations qui figureront dans le rapport annuel de la société.
Contenu du rapport
Les rapports du trésorier peuvent être simples ou complexes, en fonction des souhaits du conseil et de la nécessité pour le conseil de s’acquitter de sa responsabilité fiduciaire de gérer les affaires de l’organisation. Les petites organisations peuvent uniquement demander au trésorier de lire le solde bancaire de la dernière réunion et le solde bancaire actuel, permettant ainsi aux membres du conseil d’administration de s’informer des différences importantes. Les grandes entreprises peuvent demander des rapports financiers détaillés, des explications sur les transactions importantes et des prévisions pour le prochain trimestre. Plus un conseil a le contrôle de ses finances, moins il pourrait avoir besoin d'informations lors de ses réunions. Par exemple, si le conseil nomme un trésorier, a un comité des finances et engage un directeur exécutif responsable de la gestion d’un comptable, le conseil au complet n’aura peut-être pas besoin de revoir en profondeur les finances de l’organisation à chaque réunion.
