Dans le cours normal des affaires, une société ou un cabinet d’avocats peut envoyer des centaines de lettres à des clients, des clients potentiels, des fournisseurs ou à divers organismes gouvernementaux. Étant donné le temps presse pour les gestionnaires et les professionnels, il n'est pas toujours possible pour l'expéditeur de signer personnellement le document après sa préparation par un membre du personnel ou une secrétaire. Pour cette raison, il existe une convention juridique généralement acceptée selon laquelle un tiers doit signer la signature.
Correspondance simple
Il est assez courant pour quelqu'un de préparer une lettre commerciale sur de courtes instructions de l'expéditeur. Un cabinet d'avocats, par exemple, peut envoyer plusieurs copies d'une simple lettre, telle qu'une demande d'appel, à de nombreux clients différents. Si l'expéditeur n'est pas disponible pour le signer personnellement et que l'envoi de la lettre par la poste est impératif, un employé autorisé ou un assistant peut signer pour le compte de l'expéditeur. La convention légale consiste à inclure les initiales «p.p.», qui correspondent à la phrase latine «per procurationem», qui signifie «s’occuper de quelque chose» avant la signature de l’employé. Procuration de la correspondance signifie la signer au nom de quelqu'un d'autre; Une alternative courante utilisée pour les lettres types consiste à utiliser un tampon de signature.
Méthodes et procédure
Il est acceptable de taper ou d'écrire, "p.p." devant votre propre signature, au-dessus du nom imprimé de l'expéditeur. Ou, vous pouvez placer le nom de l'expéditeur au-dessus de votre propre signature, que vous devez précéder de "p.p." Dans un souci de cohérence et pour éviter tout malentendu, un professionnel ou un responsable établira une procédure standard pour signer les lettres pour le compte d'un autre.
Procuration
La loi prévoit également qu'une personne disposant d'une procuration doit signer au nom de quelqu'un d'autre. Une procuration permet à un individu absent ou incapable de mener des activités juridiques ou financières avec l’aide d’un membre de confiance ou d’un représentant légal. La méthode appropriée, si vous êtes autorisé à signer par une procuration, consiste à signer d'abord le nom du principal, puis le vôtre, précédé du mot "by" sur le côté ou sous la signature du principal, avec la mention "power "ou les initiales, POA après votre signature, par exemple, Joe Smith de Mary Jones, procuration. Dans certaines situations, le formulaire de procuration notarié et signé doit accompagner le contrat, le formulaire ou la lettre en cours de signature.
Parents et tuteurs
Les lois des États stipulent généralement que les mineurs ne peuvent être tenus par des contrats juridiquement contraignants, à quelques exceptions près. Dans les cas où un contrat implique un mineur, tel que l’ouverture d’un compte bancaire ou la rédaction du modèle de photographe, le parent ou le tuteur légal peut être tenu de signer pour le compte du mineur. Dans ces cas, le parent ou le tuteur suit sa signature avec les mots "pour et au nom de", suivis du nom du mineur. Le document peut également nécessiter le nom imprimé ou signé du mineur sur une ligne de signature distincte.
