Selon un sondage de 2015 de la Federal Deposit Insurance Corporation, ou FDIC, sept pour cent des Américains n'utilisent pas de compte courant. Pour les entreprises qui souhaitent atteindre ce segment de marché ou élargir leurs options de paiement sans risquer de prendre des chèques personnels, les mandats constituent un moyen unique de se diversifier. Les mandats postaux USPS, ou postaux, comportent des fonctions de sécurité intégrées qui vous aideront à détecter les fraudes tout en vous permettant de les encaisser ou de les déposer dans votre compte bancaire.
Accepter les mandats
Avant d'accepter des mandats pour votre entreprise, examinez les fonctions de sécurité des mandats proposés par les principaux fournisseurs, tels que MoneyGram, Western Union et USPS. Les mandats postaux comportent des filigranes de Benjamin Franklin répétés à gauche du visage de la commande, et un fil multicolore comportant l'acronyme USPS s'étend verticalement à droite du filigrane. Parmi les autres astuces de sécurité, il convient de s’assurer que le montant en dollars est imprimé deux fois, qu’il n’a pas été effacé et qu’il coûte moins de 1 000 $ pour un mandat national. Évitez de fournir un bien ou un service jusqu'à ce que vous ayez soit encaissé un mandat, soit vérifié qu'il est authentique.
Encaissement d'un mandat à l'USPS
Les mandats peuvent être encaissés à n'importe quel guichet USPS, mais l'accès au service dépend des liquidités disponibles à l'installation. Un tiroir-caisse dans un bureau de poste situé dans une petite ville peut ne pas comporter les réserves nécessaires pour encaisser un mandat de 1 000 $ mais peut traiter une transaction de 100 $. Toujours demander d'abord avant de signer votre mandat-poste avec une signature, car vous devez le signer devant le postier qui l'encaisse. Préparez-vous à présenter une pièce d'identité avec photo si le mandat est à votre nom ou des documents commerciaux s'il est adressé à votre entreprise. Signer avec le nom de l'entreprise et votre nom et titre.
Emplacements alternatifs de dépôt et d'encaissement
Lorsque votre objectif principal est d’avoir accès aux fonds fournis par le mandat par rapport au paiement en espèces, envisagez de déposer le mandat dans votre compte bancaire. De nombreuses banques offrent un accès aux fonds le jour même, tandis que d'autres exigent un délai de carence. Votre banque peut également exiger que vous ayez un compte professionnel si votre mandat est libellé à l'ordre de votre entreprise. Les banques et les guichets monétaires des détaillants et des épiceries offrent également des services d'encaissement des mandats moyennant des frais forfaitaires ou proportionnels, tels que 5% de la valeur du mandat.
Donner des instructions aux acheteurs
L'élaboration d'une politique de mandat-poste pour les acheteurs peut aider à rationaliser le processus d'encaissement et de dépôt de votre entreprise. Si vous ne possédez pas de compte courant, demandez aux acheteurs d'adresser le mandat à vous ou à vous, au soin de votre entreprise. Une note concernant l’objet commercial peut être laissée sur la ligne de mémo fournie sur les mandats USPS. Incluez dans la police le temps de conservation ou de traitement requis pour un mandat avant que les biens ou les services ne soient fournis.
