Écrire une lettre d'affaires à quelqu'un que vous ne connaissez pas n'est généralement pas plus difficile que d'écrire une lettre à quelqu'un que vous connaissez déjà. Toutefois, le format de la lettre doit rester professionnel et respecter les normes de communication en vigueur dans les entreprises. Avant de commencer une lettre professionnelle, assurez-vous que vous savez comment épeler correctement le nom du destinataire et que vous avez le bon titre et l'adresse de la société.
Commencez la lettre par une introduction professionnelle appropriée pour une personne inconnue, telle que "Cher M. Smith" ou "Chère Mme Johnson", en utilisant son propre nom de famille. Si la lettre est adressée à une femme dont l’état matrimonial est inconnu, utilisez le préfixe "Ms." Terminez l'introduction avec deux points au lieu d'une virgule si la lettre est de nature plus formelle.
Présentez-vous au destinataire puisque vous ne l'avez pas encore rencontré. Expliquez pourquoi vous écrivez dans le premier paragraphe de la lettre.Transmettez de manière professionnelle le but de votre demande et ce que vous demandez au destinataire.
Tapez la lettre dans un format approprié aux entreprises. Utilisez les paragraphes vides de gauche sur le côté de la page et évitez les indentations de paragraphe. Inclure un seul espace après chaque paragraphe. Terminez la lettre avec une signature appropriée telle que "Sincèrement" ou "Meilleures salutations".
Utilisez une voix professionnelle et objective dans le corps de la lettre. Restez impartial et amical tout en véhiculant le respect. Inclure une note de remerciement pour son temps.
