Qu'il s'agisse de communiquer avec les employés, les fournisseurs ou les clients, il est essentiel pour le succès de votre entreprise de produire des messages efficaces. Pour vous assurer que la communication de votre entreprise est conforme aux objectifs, vous devez vous assurer qu'elle contient les cinq caractéristiques communes aux messages les plus efficaces.
But clair
Les messages efficaces incluent un objectif clair: informer, persuader ou collaborer avec le public visé. Le message doit être conçu en fonction du niveau de compréhension, des réactions potentielles et des relations avec le compositeur. En règle générale, il est préférable d’inclure une seule idée principale dans chaque message, sauf s’il existe des problèmes étroitement liés qui doivent être traités ensemble. Avoir un objectif clair dans la communication d'entreprise aidera également à déterminer le support utilisé pour transmettre le message.
Canaux appropriés
Il est également important de choisir le canal approprié pour transmettre le message. La communication par courrier électronique peut être utilisée pour la diffusion à un large public, tandis que la communication en face à face est plus appropriée pour les petits groupes. Une communication formelle nécessitant une documentation, telle que des critiques d'employés ou des modifications de politique, sera mieux sous forme écrite. Il appartient à l'expéditeur de déterminer le point de vente le plus approprié pour un message particulier. Par exemple, une présentation vidéo annonçant une activité sociale au sein d’une entreprise est une façon créative et amusante d’exciter les employés, alors que l’utilisation de la vidéo pour annoncer le décès d’un membre de la famille du chef de la direction peut paraître insensible. Le média devrait compléter, et non fausser, le but du message.
Faits corrects
La communication professionnelle nécessite un niveau élevé de précision dans la communication des informations. Les messages commerciaux efficaces se caractérisent par des dates, des faits, des ressources et des calendriers clairs qu'il convient de revérifier pour assurer leur exhaustivité et leur clarté. Les messages efficaces sont également exempts de jargon, d’argot et de "discours d’entreprise". Par exemple, au lieu de dire que «la société utilise les opportunités de prime pour développer ses stratégies», le simplifie en disant: «notre équipe utilise les meilleures ressources pour aider notre entreprise à croître».
Messages complets
La communication écrite et verbale ne sera efficace que lorsque ses messages seront complets. Les messages commerciaux qui ne racontent qu'une partie de l'histoire sont susceptibles de semer la confusion chez les destinataires et de ne pas les faire participer comme prévu. Un bon test consiste à demander si un message répond à toutes les questions suivantes: qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Les employés, les fournisseurs ou les partenaires commerciaux ne peuvent réagir à un message que si celui-ci est fourni dans son intégralité.
Caractéristiques créatives
Que la communication d’affaires soit destinée aux investisseurs en capital-risque ou au personnel de sécurité, les gens ne font attention qu’à ce qui les intéresse. Les messages les plus efficaces sont courts, engageants et pertinents. La plupart des gens ne trouvent pas tous les messages intéressants. Une communication efficace dans la communication d'entreprise doit donc faire preuve d'un peu de créativité. Résumer et condenser les messages augmentera les chances qu'ils soient lus, tandis que mettre l'accent sur des idées d'un grand intérêt encouragera les réactions et les actions.
