La rédaction efficace de rapports commerciaux présente un certain nombre de caractéristiques. Par exemple, les responsables doivent présenter leurs rapports à l’avance afin d’inclure toutes les informations nécessaires. En outre, les responsables doivent expliquer les termes spéciaux ou les mots extérieurs à la base de connaissances du lecteur type. Cependant, cinq caractéristiques clés soulignent les rapports d’activité les plus efficaces.
Complétude
Les rapports doivent être complets dans ce qu'ils essaient de transmettre. La meilleure façon d’assurer la rédaction complète du rapport est de vous assurer de couvrir tous vos objectifs. Par exemple, un rapport de recherche marketing peut avoir pour objectif de déterminer le niveau de satisfaction de la clientèle vis-à-vis des produits, des prix et du service à la clientèle. De plus, votre objectif peut inclure de comprendre pourquoi certains clients ont cessé d'acheter vos produits ou services. La structure d'un rapport d'activité type comprend une introduction, un corps et une conclusion. Vous devez également inclure un résumé pour les responsables ou les collègues qui n'ont que le temps d'analyser les résultats de votre rapport. Utilisez des points dans votre résumé et mettez uniquement en évidence les points ou les conclusions les plus significatifs.
Précision
Vos rapports doivent toujours être précis lorsque vous énoncez des faits ou des chiffres. Par exemple, les responsables marketing peuvent souhaiter intercaler des informations financières dans leurs rapports. Le responsable des finances peut fournir au responsable des études de marché les chiffres trimestriels des ventes et des bénéfices pour deux années différentes. Il appartient au responsable de la recherche marketing de déclarer ces ventes et ces bénéfices avec précision lors de leur inclusion dans un rapport. De même, vous devrez sauvegarder certaines de vos déclarations avec des références. Par conséquent, vous devez vous assurer de bien comprendre les déclarations d'un autre auteur avant de faire référence à celles-ci.
Utiliser un langage simple
Le message dans votre rapport devrait être simple, selon le site internet Entrepreneur. Vous devriez rédiger vos rapports comme si vous vous adressiez à une personne ayant fait des études secondaires. Utilisez des mots simples et des explications pour des idées ou des sujets abstraits. Une responsable doit également éviter d’utiliser des termes techniques lorsqu’elle s’adresse à des membres de son auditoire extérieurs à son domaine. Par exemple, les professionnels de la recherche marketing doivent utiliser des termes tels que "choix multiple" et "compléter le blanc" au lieu des termes de recherche marketing "à composition non limitée" et "à composition non limitée", respectivement. Aussi, gardez les phrases courtes et précises.
Corriger l'orthographe, la ponctuation et le temps des verbes
Il n’ya simplement aucune excuse pour distribuer des rapports contenant des fautes d’orthographe ou de grammaire. Exécutez toujours vos rapports dans le correcteur orthographique de votre ordinateur. Demandez à quelqu'un d'autre de relire votre rapport à la recherche d'éventuelles erreurs grammaticales ou d'utilisation d'un temps de verbe incorrect. Veillez à inclure des virgules, des points, des points d'interrogation et des points d'exclamation aux emplacements appropriés de tous les rapports.
Utiliser une voix active
La voix active vous permet d'écrire avec autorité dans vos rapports, par opposition à la voix passive. Utilisez des mots ou des expressions comme exécuté, géré et surveillé au lieu de leurs équivalents passifs: exécution, gestion et levé. Utilisez des mots qui se terminent par «ed», car ils représentent une voix plus active.
