Que ce soit pour une association de copropriété ou une multinationale, les procès-verbaux des réunions constituent la base légale de toute action entreprise par le groupe. Les crédits, les polices, les achats - toute activité de la société, qu’elle soit à but non lucratif ou à but lucratif - doivent être consignés en minutes. Certaines organisations sont plus informelles que d'autres - vous n'entendriez probablement pas un voisin proposer de déposer une motion sur la table d'un comité d'église - mais toutes doivent fonctionner conformément aux décisions prises par leurs organes directeurs. Les procès-verbaux fournissent la preuve de ces actions et définissent leur intention.
Être préparé
Planifier à l'avance. Réunissez l'ordre du jour et une liste des membres ou des participants à la réunion en main avant la réunion. Si votre groupe ne fonctionne généralement pas avec un agenda, encouragez-le à commencer à le faire pour rester concentré. Renseignez-vous sur le nombre de membres requis pour mener vos activités, afin de pouvoir noter la présence d'un quorum dans les procès-verbaux, le cas échéant.
Faites un modèle à utiliser pour vos notes. Inclure des espaces pour la date, l'heure et le lieu, et une liste de contrôle des membres pour cocher les participants et les absences. Si la réunion implique la participation du public, incluez des lignes pour les noms et les problèmes abordés par chaque personne. Plusieurs sites Web tels que Meetingtemplates.com offrent des modèles gratuits pour une variété de types de réunion.
Renseignez la date, l'heure, le lieu, les participants et le quorum lors de la réunion. Notez qui a convoqué la réunion à l’ordre et à l’heure. Si possible, demandez aux membres du public présents d'inscrire leurs noms pour ne pas avoir à demander comment les épeler. En grands groupes, distribuez une feuille d’inscription pour vérifier votre liste de contrôle de présence.
Exécuter avec précision
Noter chaque problème et toute action prise sur chacun d'eux. Indiquez toujours le nom du membre qui a présenté la motion. La première motion consiste généralement à accepter le procès-verbal d'une réunion précédente, suivi des rapports des comités. Inclure les recommandations et toute action prise en réponse. Conservez les rapports écrits des comités pour les inclure dans le dernier procès-verbal. Ne tentez pas de résumer les discussions.
Notez les noms de ceux qui introduisent, déplacent ou préconisent d’une autre manière l’action avec une reformulation précise de chaque motion. De nombreuses organisations enregistrent également la personne qui appuie la motion. N'hésitez pas à demander une reformulation ou une clarification - ce compte rendu officiel lie le groupe à une action spécifique.
Enregistrez les votes selon le système de votre organisation. Vous aurez besoin d'au moins un nombre de votes. Certains groupes ajoutent également des noms et enregistrent comment chaque personne a voté.
Noter l'heure et la méthode d'ajournement. Signez votre nom en tant que secrétaire procès-verbal.
Suivre à travers
Rédigez des procès-verbaux immédiatement, pendant que la réunion est fraîche dans votre esprit. Envoyez-les au responsable pour approbation dans un délai d'un jour ou deux avec une liste de rapports ou d'expositions.
Envoyez des procès-verbaux aux membres et aux participants qui en ont fait la demande par courrier électronique, courrier de première classe, une application partagée telle que Microsoft OneNote ou un programme cloud tel que Google Drive.
Préparez une copie officielle et joignez les rapports et pièces originaux au dossier permanent.
Conseils
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Essayez de mettre au point un modèle répondant aux besoins de votre organisation plutôt que d’adapter vos notes de réunion à un modèle abstrait. De nombreux modèles d'entreprise sont trop informels pour des réunions d'organisation ou des réunions publiques.
Encouragez l'utilisation des règles de conduite de Robert dans votre organisation. C'est un format largement utilisé qui peut être adapté aux réunions formelles et informelles.
