La documentation des actions entreprises lors d'une réunion permet de garder en mémoire des sujets et des décisions importants pour les années à venir. Toutes les interactions majeures dans une réunion doivent être enregistrées, y compris lorsque des motions sont faites - même si la motion échoue.
But du procès-verbal de la réunion
Les procès-verbaux documentent les décisions et les discussions qui ont eu lieu lors d'une réunion. En tant que procès-verbal, le procès-verbal peut également servir de documentation juridique de la réunion. Tout type de réunion peut enregistrer des procès-verbaux, du conseil d’administration officiel de la société à la réunion du personnel d’une organisation à une réunion communautaire sur les politiques publiques.
Prendre des procès-verbaux
Des compétences exceptionnelles en matière d'organisation, d'écoute et de prise de notes facilitent l'enregistrement de procès-verbaux lors d'une réunion. Tout n'est pas dit pendant la réunion devrait être documenté; au lieu de cela, concentrez-vous sur les points clés, tels que:
- La date, l'heure et le lieu de la réunion
- Liste des participants
- Les principaux sujets discutés
- Motions faites
- Décisions finalisées
- Actions terminées
- Toute mesure qui devrait être adoptée avant la prochaine réunion
Motions échouées
Lorsqu'un participant à la réunion souhaite présenter une question à examiner, une motion est présentée. Habituellement, une motion doit être appuyée - ce qui signifie qu'un autre participant convient que la question devrait être examinée - pour faire avancer la motion et en discuter. Si la motion n'est pas appuyée, ça s'appelle un mouvement raté. Même une motion ayant échoué devrait être documentée dans le procès-verbal, cependant. Ecrivez qui a présenté la motion, en quoi elle consistait et ce qui a échoué. Par exemple, une méthode d’enregistrement peut ressembler à ceci:
- Mouvement: Tous les ordinateurs de la bibliothèque doivent être remplacés par des modèles nouveaux et actuels. Motion présentée par Bill Smith. Motion non appuyée. le mouvement a échoué.
Les motions qui sont appuyées peuvent toujours échouer si elles ne portent pas assez de voix. Une fois la motion appuyée, les participants à la réunion débattent de la question à l’étude. La motion échoue si la majorité des électeurs ne sont pas favorables à un vote favorable. Cela devrait être enregistré dans le procès-verbal en tant que tel:
- Mouvement: Tous les ordinateurs de la bibliothèque doivent être remplacés par des modèles nouveaux et actuels. Motion présentée par Bill Smith. Motion appuyée par Bob Jones. Le vote était 5-2 contre; le mouvement a échoué.
