La plupart des réunions auront un ordre du jour ou une autre forme de directives pour aider tout le monde à rester sur la bonne voie. Roberts Rules of Order sont les plus courantes. Pour permettre à chacun de s'exprimer, une motion est présentée. Une motion est simplement une idée sur laquelle les autres membres peuvent voter. Passer une motion est aussi connu comme étant porté ou exécuté.
Créer un mouvement
Pour se faire une idée devant un groupe, une personne demandera la parole. Cette personne présentera son idée. La personne dira habituellement: "J'aimerais faire une motion" ou "Je propose cela". Le président demandera ensuite que la motion soit approuvée. Par exemple: Quelqu'un pourrait présenter une motion pour planter des arbres dans un quartier; "Je propose que nous allouons 200 $ pour la plantation de nouveaux arbres dans la zone commune."
Une fois la motion acceptée, le président en demandera une seconde. Un autre membre appuiera la motion en disant «je seconde» ou quelque chose de similaire. Le président répètera alors toute la motion pour plus de précision. Une motion avec une approbation et une seconde passera ensuite à la discussion. À l’aide de l’exemple de l’arbre, un autre membre dirait: «Je souscris à cela».
Le président demandera maintenant "y a-t-il des discussions" ou "y a-t-il des questions". Pendant la discussion, tout le monde peut exprimer ses opinions ou ses préoccupations concernant la motion. Il peut y avoir beaucoup ou une petite discussion sur la motion. Une fois la discussion terminée, le président appellera un vote. Dans l'exemple de l'arbre, le président demande: "Y a-t-il des discussions sur la motion visant à allouer 200 $ pour planter des arbres dans l'aire commune".
Pendant le vote, on demandera aux membres "tous en faveur de dire oui" et "tous opposés au même signe" ou des questions similaires. Lors du vote final, le président annoncera les résultats.
Si les "oui" l'ont, la motion est considérée adoptée et adoptée. Une fois adoptée, la motion peut être utilisée. Si les "nos" l'ont, la motion est perdue. Dans l'exemple de l'arbre, le président dirait: "les oui l'ont." À ce stade, la discussion sur la manière de procéder a lieu.
Articles dont vous aurez besoin
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Roberts Rules of Order
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Membres votants du conseil ou de l'association
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Bloc-notes pour enregistrer les résultats
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Association ou membres du conseil
Conseils
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Ayez les règles de procédure de Robert à portée de la main lors de toutes les réunions. Les règles aideront à maintenir l'ordre.
