Bref. Si vous y réfléchissez, les linguistes n’auraient pas pu choisir un meilleur terme pour décrire des documents commerciaux résumant les informations «nécessaires à la connaissance» pour les cadres qui n’ont ni le temps ni l’envie de parcourir d’énormes mémoires. Si l’on vous demande de préparer un rapport d’information, gardez à l’esprit les mots «succincte» et «conciliante» lorsque vous extrapolez les données clés que vos patrons s’attendent à trouver. Adoptez une approche en deux étapes: pensez comme un rédacteur lorsque vous extrayez des données de rapports, puis devenez un éditeur dont le but est de peser l'impact de chaque mot tout en laissant intactes les données critiques.
Comprenez le but d'un rapport de synthèse: les cadres recherchent "le produit d'une analyse et non l'analyse en elle-même", gardez cela à l'esprit lorsque vous rédigez votre rapport de synthèse à partir des informations contenues dans le rapport d'origine.
Commencez le mémoire en énonçant le problème / la situation, expliquez sa pertinence, puis répétez - dans un langage précis et exact - les preuves et les conclusions contenues dans le rapport de base. Adoptez la pyramide inversée du journaliste pour structurer votre dossier. Extrapolez et commettez ensuite sur papier les données les plus importantes au début. Ajoutez des informations moins importantes en ordre décroissant pour créer le corps du brief.
Utilisez un anglais simple, dépourvu de sensationnalisme, de superlatifs et de peluches pour affiner votre mémoire. Incluez des calendriers, des perspectives différentes pour soutenir ou réfuter votre thèse, et insérez tout dans la nomenclature de votre public cible. Efforcez-vous de rendre le mémoire autonome, un résumé qui ne nécessite aucune pièce jointe ou documentation étrangère pour expliquer les points importants énoncés dans le rapport original.
Utilisez des en-têtes, des sous-têtes et des points pour aider les cadres à se déplacer sans effort dans le rapport de briefing. Revisitez les longs paragraphes et hachez-les pour accélérer le rapport. Donnez des mesures ou des chiffres précis pour que rien ne soit laissé à l’imagination. Vérifiez chaque point pour la précision. En particulier, s’il existe des divergences dans les données, expliquez pourquoi elles se sont produites.
Soumettez votre rapport d’information au test de l’objectivité pour vous assurer que vous avez omis le parti pris, sinon vous risqueriez de voir les données mises en doute et votre capacité à formuler ce type de rapport en question.Faites preuve de prudence si le rapport principal à partir duquel vous tirez des données ne contient aucune conclusion directe. Dites plutôt qu’il n’ya pas de malentendu sur vous, l’auteur, qui a omis des informations cruciales.
Conseils
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Veillez à bien distinguer votre rapport d’information d’un résumé, d’un document plus long pouvant aller jusqu’à 10 pages et comprenant un appel à l’action qui n’appartient pas au corps d’un résumé.
