Une lettre de plainte sert de dossier permanent de votre grief avec une personne ou une organisation. Une lettre bien écrite indique clairement le problème que vous avez rencontré avec un produit ou service particulier et la résolution attendue. Lorsque vous écrivez votre lettre, adoptez un ton calme et professionnel. Évitez les menaces, les coups de gueule indignes, le sarcasme ou un langage inapproprié. Dans la plupart des cas, vous écrivez une lettre à une personne qui n'était pas responsable de votre problème, mais il peut vous aider à le résoudre.
Adressez votre lettre à une personne spécifique. Ne pas utiliser "Cher Monsieur" ou "À qui de droit." Téléphonez au standard de la société et demandez le nom et le titre du responsable approprié. Confirmez l'orthographe correcte de son nom. Si vous ne pouvez pas identifier un nom, utilisez un titre approprié tel que "Gestionnaire du service clientèle".
Utilisez un stylo et du papier ou la version préliminaire de votre programme de traitement de texte pour enregistrer tous les détails pertinents pour votre plainte. Incluez des informations telles que le nom et la description du produit, le numéro de commande, le nom de marque, le numéro de modèle, le prix et la date d'achat. Photocopiez tous les documents relatifs à votre plainte. Relisez toutes les informations et assurez-vous que votre plainte est légitime.
Commencez la lettre sur une note positive. Utilisez le premier paragraphe pour discuter de certains aspects positifs de l’organisation. Par exemple, vous pouvez mentionner votre fidélité au nom de marque ou à toute relation particulière avec le personnel de l'entreprise. Par exemple, "Dans le passé, j'ai eu plaisir à visiter votre magasin. De nombreux associés aux ventes m'ont salué par mon nom et ont fait de leur mieux pour s'assurer que je suis satisfait de mes achats."
Indiquez la nature de votre plainte dans le deuxième paragraphe. Incluez tous les détails que le lecteur doit connaître pour traiter votre plainte. Par exemple, "Dans les conditions de ma garantie de 30 jours, je retourne le moniteur que j'ai acheté le 7 mars 2011 au prix de 373,89 $. Vous trouverez ci-joint une photocopie du reçu." N'envoyez pas de copies originales des reçus ou d'autres documents.
Utilisez le troisième paragraphe pour énoncer clairement vos attentes. Par exemple, "Comme le grille-pain ne fonctionne pas comme l'indique le fabricant, j'attends un remboursement complet et immédiat de 47,83 $, plus les frais de port que j'ai payés pour le retour du grille-pain. J'attendrai votre réponse pendant quatre semaines. Si je n'entends pas de votre part, je contacterai le Bureau d’éthique commerciale."
Conseils
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Indiquez votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Rédigez des paragraphes courts et gardez la longueur de la lettre à une page. Demandez à un ami ou à un parent de confiance de relire votre lettre. En plus de vérifier les fautes d'orthographe et de grammaire, elle doit s'assurer que le ton de la lettre est approprié.
