Le compte rendu de la réunion est un enregistrement de toutes les informations importantes discutées et de toutes les décisions prises au cours d’une réunion professionnelle. Normalement, un secrétaire désigné enregistre la réunion sur papier ou sur un ordinateur portable. Les procès-verbaux des réunions veillent à ce que rien d’important ne soit oublié et évite tout désaccord futur sur ce que les participants ont dit. Les comptes rendus de réunion sont également utiles pour les personnes qui n'ont pas pu assister à une réunion. Assurez-vous de tout enregistrer correctement en suivant quelques consignes relatives au procès-verbal de la réunion.
Recueillez des informations auprès de l'hôte, telles que les noms de tous les participants, l'objectif de la réunion et l'ordre du jour de la réunion, avant le début de la réunion. Cela vous aide à suivre la discussion. Vous pouvez mieux vous concentrer sur la prise de notes si vous n'êtes pas un participant important à la réunion. Confirmez votre rôle auprès de l'hôte si vous n'êtes pas sûr.
Écoutez attentivement dès le début de la réunion. Évitez les distractions telles que les téléphones portables ou, si vous apportez un ordinateur portable, consultez votre courrier électronique ou naviguez sur Internet. Restez concentré sur la discussion en cours.
Enregistrez seulement les points principaux. Écrire chaque détail est impossible et inutile. Décidez de ce qui est important en considérant le but de la réunion. Notez toutes les opinions ou suggestions exprimées, les points de désaccord et les décisions prises.
Paraphraser si possible. Rédiger des déclarations textuellement n'est pas nécessaire et prend trop de temps. La paraphrase montre que vous avez compris de quoi les participants discutent.
Numérotez vos pages, si vous écrivez avec un stylo et du papier, pour éviter de mélanger les papiers.
Posez des questions si nécessaire. N’ayez pas peur de mettre en pause ou de retarder la réunion si vous devez vérifier ce que quelqu'un a dit.
Posez des questions immédiatement après la réunion pendant que l’information est encore fraîche dans votre esprit, si vous avez besoin de clarifier une question trop compliquée à aborder pendant la réunion.
Ecrire aussi objectivement que possible. En tant que secrétaire, votre rôle n'est pas de donner votre opinion ou de censurer la discussion, mais plutôt de résumer de manière impartiale ce qui a été dit.
Vérifiez vos notes pour l'orthographe, la ponctuation et la clarté lorsque vous les relisez plus tard. Tapez une bonne copie avant de distribuer les procès-verbaux aux personnes nécessaires.
