Le procès-verbal est un compte rendu détaillé d'une réunion. Les procès-verbaux enregistrent les sujets de conversation, les actions nécessaires et les décisions prises. Le procès-verbal s'assure qu'il existe un compte rendu officiel de la réunion, indiquant également qui était à la réunion et qui était absent. Normalement, une personne est élue pour conserver les procès-verbaux, généralement un secrétaire ou un trésorier. Si vous avez la possibilité de conserver des procès-verbaux pour une réunion, il convient de garder certaines choses à l'esprit pour vous assurer de les enregistrer de manière professionnelle.
Articles dont vous aurez besoin
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Stylo ou crayon
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Carnet
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Enregistreur
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Ordinateur
Notez l'heure, la date et le lieu où la réunion a eu lieu en haut de la page dans un cahier.
Utilisez un appareil d’enregistrement que vous pourrez lire plus tard pour vous aider à rédiger des minutes complètes.
Listez les noms des participants. Notez également les noms des personnes qui étaient attendues à la réunion mais qui sont absentes. Vous devrez peut-être noter que l'absence est excusée. Si c'est le cas, vous pouvez noter "excusé" entre parenthèses à côté du nom de la personne.
Suivez avec l'ordre du jour de la réunion. Les assistants principaux reçoivent généralement l'ordre du jour avant la réunion, ce qui vous aidera à enregistrer chaque sujet discuté dans l'ordre.
Notez les principaux points soulevés pour chaque sujet à l'ordre du jour. Le procès-verbal doit indiquer toutes les décisions prises ou le suivi nécessaire pour chaque point de l'ordre du jour.
Ajoutez le mot "Action" sous tout point de l'ordre du jour nécessitant l'action d'un membre du conseil ou d'un participant. Lorsque vous tapez vos notes, mettez le mot "action" en gras et en italique, et définissez-le comme une ligne à part; cela facilite la recherche et permet de savoir qui doit faire quoi.
Ecrivez ou tapez "Autres" pour identifier les sujets discutés au-delà de ceux énumérés à l'ordre du jour et indiquer qui était responsable de les aborder lors de la réunion.
Indiquez dans vos procès-verbaux l’heure convenue, la date et le lieu de la prochaine réunion.
Signer vos minutes. La dernière ligne de vos minutes saisies doit inclure votre nom et votre titre, précédées d’une phrase telle que "Minutes enregistrées par".
Conseils
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Assurez-vous que votre appareil d’enregistrement est branché, complètement chargé ou qu’il a des piles de rechange.
