Vos états financiers sont un instantané de votre entreprise à un moment donné. Ils sont utiles, mais en réalité, vous ne pouvez généralement pas arrêter votre entreprise pendant que vous préparez vos déclarations. Votre inventaire continuera à changer pendant que vous travaillez sur les livres, vous continuerez à faire des ventes et à passer des commandes et votre personnel devra tout de même être payé. Les montants que vos employés gagnent après le dernier cycle de paye terminé de l'année sont appelés salaires ou traitements cumulés. Vous devez les additionner et ajuster vos états financiers pour les refléter.
Quels sont les salaires courus?
Vos états financiers divisent l’argent entrant et sortant de votre entreprise en deux catégories, l’actif et le passif. Si un compte représente une somme d'argent due à votre entreprise, c'est un atout. Vous ne l'avez peut-être pas encore en votre possession, mais normalement, il finira par se retrouver dans votre compte bancaire. L'argent que votre entreprise doit à d'autres personnes constitue un passif, même s'il se trouve actuellement dans vos comptes, pour la même raison. C'est ce qui se passe à la fin d'une période de référence lorsque vous devez de l'argent à vos employés pour des quarts de travail qu'ils ont travaillés mais pas encore payés. C'est un passif que vous avez accumulé, tout comme les paiements de location sur votre équipement ou vos locaux.
Pourquoi les entreprises utilisent les salaires accumulés
Si vous avez emprunté 20 dollars à un ami, il est tout à fait correct de noter quelques semaines plus tard dans votre carnet de chèques lorsque vous écrivez un chèque pour le rembourser. Les choses deviendraient rapidement moche si vous essayiez de gérer une entreprise de cette façon, cependant. C'est pourquoi, selon un principe de comptabilité, vous devez enregistrer toutes les dépenses, y compris les salaires, pendant la période où elles sont comptabilisées. Le salaire que vous devez apparaîtra à deux endroits car la plupart des entreprises utilisent la comptabilité en partie double. Vous devrez les enregistrer dans votre bilan en tant que passif et dans votre état des résultats en tant que dépense. Sinon, vos états financiers pour la fin de la période de reporting ne seront pas exacts.
Paie traitée, paie non payée
À la fin de votre période de référence, que ce soit mensuelle, trimestrielle ou à la fin de votre exercice, vous verrez probablement une certaine valeur en dollars du salaire en suspens dans vos livres. En effet, il est rare qu'une entreprise installe ses employés à la fin d'un cycle de paie. Habituellement, il y aura une semaine ou plus entre la date limite de votre paie et le jour de paie. Si votre fin d'année tombe au cours de cette semaine, vous aurez un montant de paie déjà traité et en attente d'émission, et c'est ce qui apparaît dans vos livres. Vos dépenses salariales sont différentes. La plupart de votre personnel aura également travaillé entre la fin du cycle de la paie et la fin de votre période de reporting, et il s’agit des montants en dollars pour lesquels vous aurez besoin de faire des ajustements.
Faire les entrées pour les salaires accumulés
Le premier endroit où vous devez faire une écriture se trouve sur votre bilan, côté crédit du grand livre. Vous aurez ici un compte appelé «Salaires payables» ou quelque chose du genre. La plupart du temps, il y aura déjà un montant en dollars ici, représentant la masse salariale déjà traitée de la période de paie précédente. C'est là que vous ajouterez les salaires cumulés, une fois que vous aurez calculé un total. Sur votre compte de résultat, du côté débit de votre livre, vous aurez un compte similaire nommé "Dépenses salariales" ou quelque chose de similaire. Vous allez ajouter le montant correspondant ici. Enfin, dans la plupart des cas, vos livres incluront également un journal qui enregistre chaque transaction. Une fois que vous avez ajusté le bilan et le compte de résultat, vous devez également les enregistrer dans le journal. Vous entrerez les dépenses salariales de votre journal sous forme de débit et les salaires payables sous forme de crédit.
Calcul des montants pour les employés horaires
Votre entreprise peut avoir des employés horaires, des employés salariés ou plus généralement les deux. Calculer les montants en souffrance que vous devez à vos employés horaires est relativement simple. Si vous conservez les feuilles de temps formelles sur papier ou sous forme électronique, vous pouvez utiliser celles-ci pour trouver quels employés ont travaillé quelles heures. À partir de là, calculez le nombre d'heures travaillées par chaque employé et multipliez-le par son taux horaire. Examinez le calendrier des derniers jours si votre entreprise est suffisamment petite pour ne pas utiliser de feuilles de temps formelles. Additionnez toutes les heures prévues, effectuez les réductions nécessaires pour le personnel parti en avance, arrivé en retard ou appelé malade, puis multipliez les heures réellement travaillées par le taux horaire de l'employé. Enfin, additionnez les totaux pour obtenir un chiffre correspondant au total des salaires horaires accumulés.
Calcul des montants pour les employés salariés
Il est un peu plus compliqué de calculer le montant du salaire accumulé pour vos employés salariés, bien que cela ne pose toujours pas de problème particulier. Les salaires sont généralement exprimés en chiffres annuels ou mensuels. Vous devrez donc les décomposer en dollars par jour. Pour un salaire annuel, vous pouvez ventiler le nombre total de jours de travail dans une année et diviser le salaire par ce nombre. Le résultat sera le montant du salaire quotidien de votre employé. Si le salaire est mensuel, vous pouvez utiliser la même méthode et compter les jours ouvrables du mois. Certaines entreprises travaillent sur un mois de 30 jours à des fins de comptabilité. Par conséquent, si vous tombez dans cette catégorie, vous devez compter les jours jusqu'à la fin de votre mois de comptabilité au lieu de la fin du mois civil. Une fois que vous avez trié ce problème et obtenu un chiffre journalier pour chaque employé ayant travaillé au cours des derniers jours de la période de reporting, vous pouvez le calculer et donner un chiffre pour votre salaire total cumulé.
Calcul des heures supplémentaires, des commissions et des primes
Votre travail n'est pas tout à fait terminé une fois que vous avez défini les salaires et traitements horaires de base. Souvent, vos employés ont gagné de l’argent supplémentaire sous forme d’heures supplémentaires, de commissions ou de primes, qui doivent également être comptabilisées. Pour calculer les heures supplémentaires de vos employés horaires, vous devez vous reporter à la législation de votre État sur les heures supplémentaires ou, le cas échéant, à toute convention collective qui établit une prime plus élevée pour les heures supplémentaires. Certains membres du personnel peuvent également recevoir une rémunération sur appel, un différentiel de salaire pour des quarts de travail impopulaires ou une prime de danger pour des tâches dangereuses. Vous devrez calculer ces montants individuellement, pour chaque employé touché. De la même manière, vous devrez calculer les commissions ou les primes perçues par votre personnel horaire et salarié au cours des derniers jours de votre période comptable. Ils s'ajouteront à votre salaire cumulé total.
Jours de maladie et congés payés
Les congés de maladie, les congés payés et les congés payés sont une autre complication à laquelle vous devez faire face. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez l'année civile comme année fiscale, de sorte que la fin de votre année fiscale coïncide avec les jours fériés. Si vous offrez des journées personnelles payées, elles représentent généralement l'équivalent d'une journée de salaire pour les employés salariés ou d'un quart de travail normal (généralement huit heures) pour un employé horaire. Les journées de maladie fonctionnent de la même manière et sont souvent prises pendant les vacances, soit pour remplacer une journée personnelle, soit parce que votre employé est légitimement tombé malade. La législation en matière de pécule de vacances varie en fonction de l’établissement de votre entreprise, mais dans la plupart des cas, elle se résume à une journée de salaire pour les employés qui ne travaillent pas pendant les vacances et à un salaire journalier plus élevé pour ceux qui le font.
Compte tenu des taxes et des avantages
Une fois que vous avez calculé tous ces totaux, vous aurez un chiffre pour l'ensemble de votre masse salariale cumulée réelle. Cependant, votre travail ne sera toujours pas terminé car chaque dollar de ce montant représente également un pourcentage moindre que vous devez sous la forme de charges sociales étatiques et fédérales. Si votre entreprise offre des avantages à ses employés, ou à certaines catégories d’employés, ces avantages sont également considérés comme un revenu imposable. Vous devrez calculer la valeur en dollars quotidienne de ces avantages et les appliquer à tous les employés éligibles pour obtenir un total final de votre salaire cumulé, y compris de ces avantages. Une fois ceux-ci en place, vous pouvez calculer le montant de la taxe sur la masse salariale à payer. Strictement parlant, cela ne fait pas partie de l'ajustement pour les salaires cumulés, mais vous devrez ajuster vos comptes d'impôt de la même manière, car cela fait partie de la même tâche.
Prise en compte des dépenses de traitement de la paie
Si vous faites appel à une entreprise externe pour gérer votre masse salariale, vous devez comptabiliser un dernier montant. Il s’agit du montant que vous payez pour le traitement de votre paie, qui varie en fonction du fournisseur que vous utilisez et du plan de services que vous avez choisi. Habituellement, vos honoraires sont calculés par employé et par mois. Le calcul du montant par jour est donc sensiblement identique au calcul du montant par jour pour un salaire mensuel. Multipliez le montant par employé par le nombre d'employés, divisez ce chiffre par le nombre de jours du mois, puis multipliez ce montant en dollars par jour par le nombre de jours restants à la fin du mois. Si votre entreprise est petite, vous pouvez incorporer ce montant directement dans le montant total des salaires cumulés. Dans les grandes entreprises, vous avez probablement un compte distinct pour les charges de personnel, mais comme pour vos taxes sur la masse salariale, il est logique de calculer et de comptabiliser ce montant pendant que vous payez déjà votre salaire.
Comment ajuster les entrées pour les salaires courus
Maintenant que vous avez défini toutes les sommes en jeu, vous êtes enfin prêt à plonger dans les livres et à faire les ajustements nécessaires. Tout d’abord, revenez au compte "Salaires à payer" du côté crédit de votre bilan, ou à l’appel de ce compte dans vos livres. Vous y avez déjà une entrée pour la période de paie précédente, qui est déjà traitée et comptabilisée. Vous allez maintenant y placer une nouvelle entrée, avec la description "Entrée de correction", et ajouter les salaires que vous avez calculés pour les derniers jours de la période. Si vous gardez les livres vous-même, vous pouvez être plus informatif et l'appeler "Ajustement d'ajustement pour les salaires courus", ou quelque chose de similaire, pour vous aider à vous rappeler plus clairement ce que vous avez fait. Passez maintenant à votre état des revenus et entrez une écriture d’ajustement de la même manière du côté débit de votre grand livre. Enfin, connectez-vous à ces deux entrées d’ajustement dans votre journal. Si vous utilisez un programme de comptabilité informatisé ou un système manuel "une écriture", les montants corrects peuvent être transférés vers le journal sans que vous ayez à le faire.
Les pertes d'oubli pour ajuster les entrées pour les salaires accumulés
Si vous tenez vos propres livres ou faites appel à un comptable qui n'a pas de formation officielle, il est possible d'ignorer ces ajustements malgré le stress et la hâte de vos rapports de fin d'année, trimestriels ou mensuels. Cela est particulièrement vrai si la fin de votre exercice coïncide avec l'année civile. Vous vous en occupez alors que vous essayez de respecter vos obligations personnelles pendant les vacances. C'est tout à fait compréhensible si vous avez manqué les ajustements, mais cela ne signifie pas que vous n'êtes pas responsable de la bonne tenue de vos livres.
Garder des livres négligés ou inexacts peut avoir un certain nombre de répercussions. Les prêteurs ou les investisseurs potentiels peuvent se méfier, et à juste titre, s’ils trouvent des inexactitudes dans leurs états financiers. Cela signifie également que vous ne travaillez pas avec des informations précises, ce qui complique la planification de la gestion. Si vous êtes sur un marché où le recrutement d'employés est déjà un défi, une réputation de main-d'œuvre gâchée ne vous aidera pas. Enfin, le fait de ne pas calculer correctement vos charges sociales peut entraîner des amendes et une attention indésirable de la part des autorités fiscales de l’État ou de l’IRS. Faire les ajustements demande un peu de travail de votre part - ou de votre commis aux comptes - mais cela en vaut vraiment la peine.
