Pour définir l’administration du contrat dans les termes les plus simples, il s’agit de veiller à ce que tout contractant s’acquitte de sa tâche dans le respect des conditions et des stipulations figurant dans le contrat. Avoir le contrôle nécessaire pour déceler les écarts et les clauses non respectées au fur et à mesure signifie que le projet ou la personne réussira mieux à exécuter le contrat pour corriger les problèmes ou les omissions longtemps après le fait plutôt que peu de temps après qu'ils se soient produits. De grandes compétences en matière d’administration de contrats sont d’une valeur inestimable pour les entreprises qui emploient régulièrement des contractants.
Quelle est la procédure de contrat?
Lors de la création d'un contrat, un processus en sept étapes est lancé. Les sept étapes de la gestion des contrats sont regroupées et l’administration des contrats n’a pas vraiment pris toute son ampleur avant la cinquième étape environ. Un responsable de contrat peut être embauché pour superviser le contrat. Son rôle commence dès que le contrat commence. Toutefois, dans toute grande équipe de supervision des contrats, un responsable et un administrateur peuvent travailler en tandem au cours des sept étapes.
La première étape consiste à savoir quel sera l'objectif du contrat. Quels sont les risques et les attentes? Quels sont les besoins et la durée? Pourquoi le contrat est-il nécessaire?
La deuxième étape consiste à créer le contrat. L'équipe juridique doit être à bord pour éviter toute ambiguïté, car un manque de clarté peut rendre un contrat vulnérable en cas de non-exécution ou de sous-performance.
La troisième étape est celle de la négociation. La deuxième partie reçoit le contrat et en profite pour résoudre les problèmes éventuels ou éliminer tout ce qu’elle considère comme irréaliste ou injuste. Pour éviter une négociation de contrat difficile, il est sage de rédiger le contrat après quelques communications afin de comprendre les attentes de l’autre partie. Une fois que les négociations ont commencé et que les échanges réciproques ont eu lieu, cela s'appelle «redlining», et cela peut devenir compliqué si l’équipe n’est pas au courant des changements. L'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats peut faciliter, tout comme la supervision administrative, ce processus. Il existe une vingtaine de systèmes logiciels de gestion bien recommandés qui pourraient faciliter un contrat, selon vos besoins.
L'approbation vient à la quatrième étape. Pour les grandes entreprises, un processus de vérification ou une réunion du conseil peut être nécessaire pour passer en revue le contrat et obtenir son approbation. Un logiciel de gestion peut simplifier cela en permettant une approbation en temps réel par ceux qui sont habilités à le donner.
La cinquième étape consiste à signer la ligne pointillée. Exécuter le contrat signifie obtenir les signatures et les accords finaux. Rencontres et des témoins peuvent être nécessaires. Les signatures électroniques juridiquement contraignantes sont utiles ici lorsque les parties ne se trouvent pas dans la même ville ou le même pays. Un administrateur s'assure que tout le monde est sur le point de terminer le processus d'exécution avant la date limite de signature.
Une fois le contrat accepté et exécuté, des modifications et des révisions peuvent être nécessaires à mesure que les projets et les tâches démarrent. Leur gestion peut faire partie du rôle de l’administrateur du contrat et peut être simplifiée par le biais de programmes de gestion de contrat. Rester au courant des changements et des modifications constitue la sixième étape du processus contractuel.
L’administrateur du contrat occupe désormais une place centrale dans les responsabilités, alors que débute la septième étape du processus de passation de marché. L’administrateur doit suivre des étapes pour surveiller les progrès et le succès des services sous contrat. Des audits réguliers signifient des lacunes ou des opportunités qui pourraient se présenter en cours de route. Des rappels et des alertes doivent être définis pour des éléments tels que les renouvellements et les étapes d’achèvement, et doivent être communiqués à toutes les instances supérieures qui doivent rester informées de l’avancement des contrats. L'administrateur et le responsable du contrat doivent être communicatifs et proactifs pour éviter toute erreur ou date limite sans action.
Que sont les fonctions d'administration des contrats?
Il y a beaucoup plus dans ce métier que ce que l’on remarque. Pour réussir dans l'administration des contrats, cela signifie bien travailler avec les cadres et le personnel à tous les niveaux. Être un bon communicateur peut signifier contribuer à la création de contrats plus efficaces et à la satisfaction des besoins et des désirs de chacun. Pour ce faire, ils devront faire preuve de souplesse dans leurs relations internes et externes. Cela peut nécessiter la capacité de travailler avec des parties internationales et nécessitera presque certainement de travailler avec les équipes juridique et des achats.
Les compétences de négociation de l'administrateur du contrat ne seront pas discutables. Ils feront preuve de discernement et de perspicacité pour déterminer les prix, les conditions d’exécution et les conditions tout en surveillant de près le respect de ceux-ci à mesure que le temps passe. Ils seront également des analyseurs de risques confiants, en mesure de déterminer si les modifications ou les révisions pourraient être contraires à l’intérêt supérieur de leur entreprise.
Les administrateurs de contrat doivent être doués non seulement pour résoudre les conflits, mais aussi pour les détecter avant qu'ils ne dégénèrent. Cela peut vouloir dire travailler à la création d'un langage clair et de règles pouvant être appliquées aux contrats futurs, voire aux contrats en cours, afin de résoudre ou d'éviter les problèmes.
Il est nécessaire de rendre compte des progrès réalisés à la direction et aux autres acteurs importants, même si les choses se passent bien, car de nombreux autres aspects de l'activité peuvent être affectés par les succès ou les ratés du contrat.
Enfin, ils surveilleront les flux de trésorerie pour s'assurer que les décaissements et autres paiements contractuels sont effectués correctement et dans les délais impartis, et qu'ils sont reçus par les parties appropriées.
Carrières dans l'administration des contrats
L’administration des contrats est un domaine en pleine croissance, et le Bureau of Labor Statistics suggère que les perspectives d’emploi pourraient augmenter de 10% entre 2016 et 2026, une trajectoire de croissance supérieure à celle de la plupart des carrières. Compte tenu de l'ampleur de la réussite des contrats, il s'agit d'un travail qui nécessite des études supérieures, le minimum étant un baccalauréat couplé à une grande expérience du travail liée au contrat ou à une maîtrise en administration des affaires avec des diplômes connexes. en comptabilité, économie et mathématiques. Les diplômes de droit sont également souvent bien adaptés à cette carrière.
Les industries qui nécessitent des administrateurs de contrat sont très répandues. La construction est un domaine immense pour la gestion et l'administration des contrats, et les candidats peuvent bénéficier d'une formation d'ingénieur ou d'architecte en plus d'un diplôme en commerce. Sports est une excellente division de l’administration des contrats, où tous, des vendeurs d’aliments aux joueurs, doivent être sous contrat. Tout type d’entreprise de fabrication ou d’ingénierie aura besoin de contrats stables. Les établissements d'enseignement, tels que les collèges et les écoles, traitent constamment de contrats de toutes sortes, à l'instar de toute entreprise gouvernementale. Les professionnels des ressources humaines traitent également régulièrement de l’administration et de la gestion des contrats.
Compétences requises par chaque administrateur de contrat
Une équipe juridique est peut-être impliquée dans la création des contrats, mais le travail de l'administrateur consiste à prendre en charge tous les niveaux du processus contractuel. En conséquence, ils doivent avoir des compétences exceptionnelles en langue écrite et orale. La réalité des contrats est que même une virgule mal placée peut modifier radicalement le sens d’une ligne, ce qui peut avoir des répercussions graves. Cela signifie que leurs compétences en compréhension à la lecture doivent être de premier ordre.
L’attention de l’administrateur bénéficiera d’une attention minutieuse aux détails - c’est le genre de personne qui remarque probablement les fautes d’orthographe d’un menu de restaurant. Ils remarquent également la qualité du travail et peuvent facilement détecter des incohérences.
L'administrateur du contrat doit avoir à la fois des compétences éprouvées en leadership et être capable de travailler en équipe. Ces capacités de jeu en équipe et ces tendances en matière de gestion leur seront très utiles au moment de rédiger des rapports, de négocier entre les parties et les services et d’achever la supervision de l’exécution du contrat.
Si ce sont des compétences que vous possédez et que vous aimez l’idée d’une carrière stimulante dans un domaine en pleine croissance, l’administration des contrats peut être votre carrière.
Le Bureau of Labor Statistics regroupe les administrateurs de contrats sous la responsabilité des directeurs des services administratifs et indique que le revenu médian dans ces rôles administratifs pour 2017 était de 94 020 $.
