Que vous travailliez dans un département de relations publiques occupé d'une grande entreprise ou que vous ayez été affecté à la promotion d'un petit événement, l'alerte média est l'un des outils les plus importants du métier. L’alerte aux médias est une invitation destinée à informer les médias de votre événement, par exemple une conférence de presse ou une grande ouverture, et à les inciter à y assister. Une alerte média diffère d’un communiqué de presse, qui est un exemple du type de couverture que vous souhaitez voir après l’événement.
Ajoutez un titre au document intitulé «Alerte média». Utilisez une police de grande taille (20 points ou plus), en lettres majuscules et en caractères gras, pour vous assurer que l'alerte se démarque de tous les autres éléments qu'une salle de presse reçoit chaque jour.
Indiquez la date d'envoi de l'alerte et vos informations de contact en haut de la page.
Décrivez les informations de base sur l'événement. inclure le qui, quoi, où, quand et pourquoi. Divisez chaque aspect en un paragraphe séparé, chacun avec son propre en-tête.
Utilisez un langage clair et convaincant pour décrire l'événement, mais évitez les rapports. Une alerte aux médias est conçue pour attirer les médias vers un événement, pas pour expliquer l'événement ou donner des angles sur les nouvelles.
Imprimez l'alerte média sur le papier à en-tête de l'entreprise. Vérifiez deux fois sur le document les fautes de frappe, les fautes d’orthographe et les erreurs grammaticales et confirmez que les détails de l’événement sont corrects.
Préparez votre liste de contacts pour les médias. Chaque média a sa propre préférence pour la réception d'alertes, mais la plupart préfèrent la télécopie ou le courrier électronique. Confirmez que les informations de contact que vous avez pour chaque personne sont correctes pour éviter de perdre du temps.
Envoyez l'alerte média au moins 24 heures avant l'événement, si possible. Si l'alerte média concerne une conférence de presse de dernière minute ou une offre d'un expert sur un reportage, envoyez-le dès que possible, de préférence avec au moins une heure ou deux de préavis.
Faites suivre l’alerte média par un appel téléphonique si vous souhaitez confirmer que le média clé a bien reçu l’alerte et prévoyez y assister, ou s’il sort à court préavis.
Publiez l'alerte média sur le site Web de votre société et ajoutez des informations sur l'événement aux flux de médias sociaux de votre société, le cas échéant. Si les médias vous suivent en ligne, ils peuvent immédiatement obtenir des informations de ces sources, ce qui est particulièrement important s'ils sont sur le terrain et ne reçoivent pas votre alerte imprimée.
Conseils
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Gardez l'alerte média courte, pas plus d'une page. Faites bien savoir qu'il y aura des opportunités pour des photos et des vidéos lors de l'événement médiatique.
