Lorsque vous gérez un projet, vous devez savoir ce que les produits livrables impliquent. "Livrables" est un terme fourre-tout que l’on entend toujours dans les affaires, et il serait facile de penser qu’il fait référence à des produits physiques que l’on reçoit, mais il est bien plus vaste que cela.
Quels sont les livrables?
Essentiellement, les livrables sont la sortie d'un projet. Cependant, il existe quelques types de produits livrables: les produits livrables internes et externes et les produits livrables de projet et de processus.
Les produits livrables externes sont les services ou produits qu'un client ou un client a engagé une entreprise pour fournir. C’est quelque chose que votre entreprise crée pour la vente afin de générer des revenus pour la société.
Les produits livrables internes sont des tâches et des travaux exécutés au sein de l'entreprise qui ne sont pas axés sur le client, mais constituent une condition nécessaire à la bonne gestion de l'entreprise. Le dépôt des taxes, la paperasserie et la gestion des comptes sont tous considérés comme internes. Les produits livrables internes ne traverseront jamais le bureau d’un client, mais ils peuvent être produits pour des autorités telles que l’IRS ou des organismes de réglementation. Ils font toujours partie (interne) de votre entreprise ou sont nécessaires à la gestion de votre entreprise.
Les produits livrables du projet et les produits livrables du processus entrent tous deux dans la catégorie des produits livrables externes car ils se rapportent à un travail axé sur le client.Les livrables du projet sont des résultats dirigés par le client; tout produit ou service devant être fourni au client à la suite du projet.
Les produits livrables de processus, en revanche, sont l'un des travaux effectués pour compléter le produit livrable du projet. Ce sont des documents, des plans, des maquettes, des clarifications sur la portée et même des pannes de la structure de travail créées pour l'équipe interne.
Comprendre les livrables du projet
Lorsque des clients engagent une entreprise pour leur fournir un service ou leur vendre un produit, le résultat obtenu est le produit livrable du projet. Il peut s’agir d’un produit physique, mais aussi d’un élément intangible, comme un service, un rapport ou un fichier informatique.
Par exemple, lorsqu'une compagnie aérienne demande à Boeing de lui proposer un nouvel avion, elle précise ce dont elle a besoin de la part de l'avion - de la taille à la taille, en passant par les sièges. L'avion devient le livrable. Et si une entreprise tient une conférence interne et engage un transcripteur pour enregistrer et documenter l'événement, leurs fichiers de transcription sont également livrables.
Les produits livrables peuvent être une sortie créative, du matériel, des logiciels, des documents, du matériel et d’autres services. Il peut s'agir d'emplois à court terme ou de projets à long terme extrêmement complexes.
Plus les produits à livrer sont clairement définis dans les contrats de projet, plus le processus de livraison se déroulera sans heurts.
Définir les livrables du projet
Il ne suffit pas de dire ce qui sera livré à la fin du projet. Il est essentiel de définir clairement la portée, les coûts et les délais dans le contrat pour les produits livrables afin que les deux parties s’entendent sur ce qui sera livré, à quel moment et dans quel délai.
Par exemple, supposons que vous vous engagez à fournir un nouveau site Web d'entreprise pour votre entreprise de vêtements. Plus vous préciserez ce que vous attendez du site Web, plus vous aurez de chances d'obtenir les résultats attendus.
Par conséquent, pour décrire les produits livrables, vous devez répertorier tous les aspects du site Web dont vous aurez besoin:
- Portail e-commerce dynamique où les clients peuvent voir des vêtements dans plusieurs vues avec des fonctionnalités de zoom avant.
- Les clients peuvent acheter en ligne avec des cartes de crédit, PayPal et Interac dans plusieurs devises.
- L’intégration de l’agrégation de listes de diffusion figure sur la liste de souhaits du service marketing.
- Le service produit souhaite que le site Web soit facilement mis à jour avec le nouveau produit, mais il doit également ajuster les stocks de la société 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, afin que les produits ne soient ni survendus ni invendus en raison d'un suivi médiocre des données.
Chacun de ces aspects peut être détaillé dans le contrat de projet. Les livrables de processus seront ensuite décidés en interne par l'équipe de projet de manière à faire avancer le projet rapidement afin que les délais des livrables externes puissent être respectés.
Dans ce cas, il peut y avoir plus d'un livrable. Le premier pourrait être la maquette de la conception du site Web, et le deuxième produit livrable sera le site Web opérationnel ou la structure filaire. Le premier produit livrable devra être approuvé avant que le deuxième ne puisse être créé et le contrat devra préciser les critères d’acceptation des produits livrables.
Étapes de la définition des livrables
Les deux mots les plus importants à garder à l’esprit lors de la définition des produits livrables sont «spécifique» et «mesurable».
Les détails entrent dans la phase de planification du projet et c’est là que les détails seront précisés pour ce qui doit être obtenu. le livrable. Une fois les détails confirmés, les coûts et la main-d'œuvre peuvent être calculés et un budget approuvé par le client.
Les jalons font partie de l’aspect «mesurable» des produits livrables, mais ils sont destinés à un usage interne - produits livrables de processus - n’est qu’un point de contrôle sur la route menant au projet et à la publication du travail du client.
Un autre aspect de la partie mesurable des produits livrables du projet est qu'ils doivent répondre aux critères d'acceptation. À cette fin, le client doit savoir clairement ce dont il a besoin lors de la rédaction du contrat ou il sera peut-être mal récompensé si ses livrables ne répondent pas à ses attentes.
Lignes de base et jalons
Soit vous travaillez sur un projet qui nécessite des livrables, soit vous vous engagez à en recevoir. D'une manière ou d'une autre, le projet a besoin de bases de référence et de jalons pour assurer son succès.
Les références de projet peuvent être la référence de la portée, la référence du calendrier ou la référence des coûts. Ensemble, ils constituent une base de référence pour la mesure du rendement et ne sont pas définis avant la fin de la planification du projet. Ils doivent constituer un cadre de surveillance à mesure que le projet démarre.
Le coût de base est le budget prévu. La portée couvre l’ensemble du projet, ainsi que les attentes et les résultats attendus. Le calendrier est le calendrier d'exécution et de livraison. Si, ou quand, les détails du projet changent, il faut le noter et les lignes de base devront être changées.
Dans la surveillance de la précision des lignes de base, les jalons sont importants. Les jalons sont des tâches ou des réalisations qui, une fois terminées, aident à accélérer les livrables finaux de tout projet. Les jalons peuvent être de grandes réalisations, telles que l'encadrement en cours d'achèvement dans un nouvel entrepôt, ou quelque chose comme un contrat en cours de signature. Généralement, les jalons sont une fonction interne, un moyen de surveiller les progrès qui aident l’équipe de projet à respecter les délais impartis.
Si les jalons d’un projet sont manqués ou si les niveaux de référence changent, cela signifie que les produits livrables risquent de ne pas respecter l’échéance.
Gérer les livrables du projet
La modification de la portée peut faire dérailler les produits livrables si la portée du projet s’élargit une fois que les choses ont commencé. Pour limiter cela, définissez clairement les produits livrables impliqués dans l'accord de projet initial et indiquez du temps et un budget supplémentaires, si nécessaire, si de nouveaux produits livrables sont ajoutés. Assurez-vous d'obtenir l'approbation de toutes les parties prenantes dans ces cas.
Les clients et les autres parties prenantes peuvent améliorer le succès du projet en indiquant leurs critères d’acceptation. Définissez clairement l’utilisation finale des produits livrables et son objectif, afin de vous assurer que vous répondez aux besoins et aux exigences des produits livrables.
Utilisez un logiciel de gestion de projet pour que tout le monde soit au courant et au courant des progrès du projet et des travaux supplémentaires à accomplir pour les mener à bien. Cela peut être particulièrement productif s’il existe plusieurs livrables externes. Assurez-vous que les processus, les échéanciers et les objectifs sont explicites et simples, et déléguez des tâches.
