Pour gérer efficacement de nombreuses organisations, un organe directeur composé de représentants élus est nécessaire. La norme parmi ces postes est celle de président, vice-président, trésorier et secrétaire. De plus, d'autres bureaux sont ajoutés en fonction des besoins de l'organisation. L'historien et le parlementaire sont d'autres positions que l'on retrouve souvent dans de nombreuses organisations.
Président
Le président d'une organisation est le président élu. Ses responsabilités consistent à présider les réunions, à garder les membres et les discussions sur la tâche, à coordonner les activités, à nommer les membres des comités et à encourager la participation de tous les membres et affiliés aux activités et aux objectifs de l'organisation. Le président est le poste le plus élevé dans une organisation et, idéalement, un modèle pour les autres.
Vice président
Le rôle le plus notable d'un vice-président est celui d'assumer le poste de présidente en son absence. D'autres rôles peuvent varier en fonction des règles et des mœurs d'une organisation. D'une manière générale, la vice-présidente assiste la présidente dans l'exécution de son rôle officiel et lui sert également de modèle.
secrétaire
Le secrétaire d'une organisation est responsable de toutes les fonctions de tenue des documents. Il prépare et lit les procès-verbaux de chaque réunion, établit l'ordre du jour des réunions pour le président et / ou les membres, compte et enregistre les votes et les résultats des élections, gère la correspondance officielle, envoie des notifications de réunions et tient un registre des membres. La fonction de secrétaire est essentielle au fonctionnement de nombreuses organisations.
Trésorier
Un trésorier gère toutes les questions monétaires d'une organisation. Elle est responsable de la tenue des registres financiers de la section, de la réception des fonds au nom de l’organisation et du dépôt à la place appropriée. Dans certaines organisations, le trésorier supervise également les initiatives de collecte de fonds.
Historien
Toutes les organisations n’ont pas ou n’ont pas besoin d’un historien. Pour ceux qui le font, leur historien est chargé de maintenir une histoire vivante de l'organisation. Ils enregistrent des détails concernant les activités de l'organisation, prennent des photos et conservent par ailleurs un récit de l'organisation.
Parlementaire
Le travail du parlementaire est de maintenir l’ordre. Un parlementaire informe le président et les autres membres de la procédure à suivre en matière de prise de décision, de vote, de règles d’organisation, etc. Aux États-Unis, la procédure parlementaire est dictée par les règles de procédure de Robert et le parlementaire devrait en avoir une copie à toutes les réunions. Étant donné que le parlementaire est censé bien connaître le sujet, il est le dernier mot en matière de procédure de réunion.
