Les signataires de chèques, ou signataires de chèques, sont des personnes autorisées à signer des chèques pour des entreprises, des sociétés et des sociétés. Ils sont chargés de s'assurer que les chèques présentés à la signature sont légitimes et préparés conformément aux procédures comptables de leur organisation. Selon la structure de leur organisation, les signataires de chèques peuvent être des propriétaires d’entreprise, des superviseurs comptables ou des dirigeants. Bien que les grandes entreprises préparent des chèques avec des signatures imprimées, les chèques pour des montants supérieurs à un montant spécifié peuvent nécessiter une signature "vivante" ou plusieurs signatures.
Signature des chèques: Mettez votre nom sur la ligne
Les signataires de chèques sont tenus de vérifier que chaque chèque qu'ils signent est bien préparé et représente une dépense d'entreprise légitime. Les signataires peuvent être tenus pour responsables ou faire l’objet d’une enquête criminelle pour la signature de chèques tirés de manière frauduleuse ou illégale. Lorsque vous signez des chèques d’affaires, considérez chaque chèque que vous signez comme si c’était le vôtre. Posez des questions si vous avez des préoccupations au sujet d'un chèque que vous êtes invité à signer. Suivez les procédures de votre organisation pour signaler les cas de fraude liés aux chèques.
Chèques d'entreprises 101
Les entreprises peuvent utiliser un seul compte d'exploitation ou plusieurs comptes pour différents types de dépenses. Les signataires de chèques d'une entreprise utilisant plusieurs comptes sont tenus de savoir quels comptes sont utilisés pour payer des dépenses spécifiques. Les exemples de comptes incluent un compte général pour les dépenses générales d’exploitation, des comptes de paie, des comptes séquestres pour conserver les fonds des clients et des comptes utilisés pour le marketing et la publicité. Bien qu'un superviseur comptable puisse être tenu de vérifier que les comptes appropriés sont utilisés, la signature de chèques d'entreprise représente votre approbation de chaque chèque signé.
Vérification des bénéficiaires et des montants de chèques
Ne signez pas de chèques en blanc; si elles sont perdues ou volées, vous pourriez être tenu responsable. Vérifiez chaque chèque que vous signez pour vérifier le bénéficiaire et le montant payé. Si vous ne connaissez pas un bénéficiaire, demandez une documentation pour sauvegarder le paiement. Les paiements aux fournisseurs doivent être accompagnés des factures originales. Faites correspondre le montant écrit avec le montant numérique indiqué sur chaque chèque. Vérifiez que le montant de chaque chèque relève de votre pouvoir de signature.
Prévenir les problèmes de fraude et de comptabilité
Les signataires de chèques doivent connaître et suivre les procédures comptables de l'entreprise. Ils sont responsables de signaler les chèques émis de manière inappropriée. Posez des questions si vous n'êtes pas satisfait de l'un des aspects d'un chèque présenté à la signature. Ne risquez pas de signer un chèque qui pourrait être ultérieurement mis en cause ou jugé frauduleusement émis. Consultez vos collègues et / ou vos supérieurs si nécessaire lorsque des chèques suspects sont présentés pour signature. Garder un journal des chèques signé et noter tout problème lié aux chèques présentés à la signature et aux actions prises ultérieurement peut vous aider à vous libérer de toute implication dans une activité criminelle présumée.
