Si votre employé est temporairement au chômage avec une invalidité de courte durée, vous pouvez traiter toute indemnité de maladie qu'il perçoit comme un salaire normal. Vous déclarez l'indemnité de maladie dans la case 1 avec son autre indemnité. Il apparaît également à l'encadré 3 si vous retenez l'impôt sur le revenu et à l'encadré 5 pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Alternativement, vous pouvez faire un deuxième W-2 couvrant uniquement les indemnités de maladie.
Le W-2 séparé
Si vous utilisez un W-2 distinct pour les indemnités de maladie ou d’invalidité, vous le déclarez comme un salaire normal. L'encadré 1 indique le montant de l'indemnité de maladie que l'employé doit inclure dans son revenu. L'encadré 2 indique toute retenue d'impôt fédéral. Les encadrés 3 et 4 indiquent le montant assujetti à la taxe de sécurité sociale et à l'impôt retenu. Les encadrés 5 et 6 font la même chose pour Medicare.
Vérification d'assurance
Si les paiements proviennent d'un tiers, comme un assureur, et que l'employé paie le contrat, même s'il est souscrit auprès de votre régime de soins de santé, aucune des indemnités d'invalidité n'est un revenu imposable. Si vous payez 100% de la police, 100% des avantages sont imposables. si votre entreprise paie 40%, alors 40% des avantages sont imposables. Déclarez les paiements d’invalidité non imposables à la case 12 de la W-2, en utilisant le code J.
Autres paiements
Tout paiement de frais médicaux liés à une maladie ou à une invalidité n'est pas imposable et ne va pas sur le W-2. De plus, vous ne signalez pas d'avantages qui ne sont pas liés au départ de l'employé. Une indemnité de maladie de deux semaines est imposable, mais un montant forfaitaire pour perdre une jambe ne l’est pas. Les indemnités d'accident du travail ne sont pas imposables et n'apparaissent pas sur le W-2.
