Les assistants administratifs et les secrétaires de club peuvent stocker les procès-verbaux des réunions de différentes manières. Il est préférable d'avoir à la fois une copie électronique et une copie papier afin que l'une puisse servir de sauvegarde à l'autre si une copie était perdue ou ruinée par inadvertance.
Sauvegarde électronique du fichier
Enregistrez les comptes rendus de réunion sur votre ordinateur au même endroit lorsque votre organisation a une réunion. Donnez-lui un nom de fichier similaire à chaque fois afin de pouvoir facilement localiser le fichier dont vous avez besoin ultérieurement. Par exemple, vous pouvez intituler le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration «Board_Minutes_21 April 2011», puis l'enregistrer le mois suivant sous le nom «Board_Minutes_20 May 2011.». Si vous avez différents types de réunions pour lesquelles garder le suivi, enregistrez-les dans un dossier différent.. L'une d'elles peut être intitulée «Réunions du conseil» et l'autre «Réunions du personnel», les deux étant conservées dans un dossier «Réunions» sur votre ordinateur.
Stockage en ligne
Enregistrez vos minutes en utilisant un service de stockage de documents en ligne. Ces services sont généralement payants, mais en cas de panne de votre ordinateur ou de votre serveur, vous pouvez accéder à Internet depuis un autre emplacement et récupérer vos fichiers.
Des prix
Les sociétés de stockage en ligne peuvent vous proposer une période d’essai gratuite pour tester leur produit. LiveDrive, par exemple, propose un essai gratuit de deux semaines et facture 6,95 USD par mois pour une sauvegarde d'ordinateur et 16,95 USD par mois pour un maximum de trois ordinateurs à sauvegarder en ligne, à compter d'avril 2011. Les deux forfaits ont une bande passante illimitée (vous pouvez télécharger et télécharger). Elephant Drive a un essai gratuit de 15 jours. Il propose un forfait individuel avec jusqu’à 100 Go de stockage pour 2 ordinateurs au prix de 9,95 $ par mois ou de 99,50 $ par an. Le forfait familial couvre jusqu'à cinq appareils, dispose de 500 Go d'espace de stockage pour 19,95 USD par mois ou 199,50 USD par an.
Des copies papier
Imprimez une copie du procès-verbal de la réunion. Mettez les diviseurs marqués avec le mois et l'année des réunions dans un classeur. Insérez la copie du procès-verbal dans la bonne section mois et année. Lorsque vos classeurs se remplissent, identifiez l’épine avec l’année des minutes et commencez un nouveau classeur. Conservez deux copies papier de vos procès-verbaux de réunion dans deux emplacements au cas où quelque chose leur arriverait.
