Afin d'encourager une plus grande transparence dans la comptabilité des entreprises, la haute direction adopte des politiques dotées de capacités étendues pour détecter et réagir aux transactions frauduleuses et aux infractions financières ponctuelles. Les responsables des entreprises collaborent également avec les chefs de département pour inculquer au personnel la nécessité de surveiller les éléments non récurrents, tels que les frais de règlement et les pénalités réglementaires.
Frais de règlement
Une dépense de règlement peut être associée à une transaction immobilière ou à une charge encourue par une entreprise dans le cadre d’une procédure judiciaire. Les coûts de règlement liés aux hypothèques désignent les espèces qu'un emprunteur paie pour des tâches telles que l'arpentage, l'évaluation de propriétés, les travaux juridiques et les assurances. Les frais de règlement découlant d'un arrangement juridique couvrent les fonds qu'une entreprise remet aux comptables, avocats, consultants et autres entités ayant participé activement au règlement d'un contrat ou d'un bon de commande. Pour une entreprise, la surveillance des frais de règlement peut poser un problème d’exploitation, car ces frais sont souvent imprévisibles et concernent des événements que la direction ne peut prévoir ou dont la marge de manoeuvre est limitée pour changer une fois qu’ils se sont déroulés.
Timing
Selon les règles comptables, une entreprise enregistre les frais de règlement, ainsi que tous les frais d’exploitation, lorsqu’ils les encourent. En d'autres termes, il enregistre les dépenses lorsque les fournisseurs de services ont rempli leur part de l'accord contractuel. Par exemple, si une entreprise souhaite acheter un immeuble commercial et que les avocats ont fini de préparer tous les documents juridiques se rapportant à la transaction, elle enregistre les frais juridiques lorsqu'elle reçoit des factures d'avocat, et non lorsqu'elle les paie. Pour enregistrer un coût de règlement, un responsable comptable débite le compte de dépense de règlement correspondant et crédite le compte fournisseur.
Dilemme opérationnel
Un dilemme opérationnel peut survenir si une entreprise ne peut pas déterminer avec précision le montant qu'elle paiera pour régler un contrat ou un bon de commande. Cette situation se produit généralement lors de procédures judiciaires et les responsables des finances d’entreprise travaillent avec des conseillers juridiques internes pour estimer le montant que l’entreprise doit finalement verser. Les réglementations financières sont venues au secours des gestionnaires en prescrivant un ensemble de règles permettant de prendre en compte les imprévus. Les gestionnaires financiers enregistrent les coûts de règlement lorsqu'ils sont à la fois probables et raisonnablement estimables. Si ce n'est pas le cas, les gestionnaires indiquent l'étendue et la nature des éventualités de règlement au bas du bilan de l'entreprise. Ils indiquent également aux investisseurs si les pertes de règlement sont probables, raisonnablement possibles ou lointaines.
Gestion matricielle
L'enregistrement des dépenses de règlement fait souvent appel à un arrangement matriciel de type matriciel, dans lequel un personnel ayant des compétences diverses et des lignes de reporting travaillent ensemble pour calculer avec précision les coûts d'exploitation et les enregistrer à temps. Par exemple, les comptables, les superviseurs budgétaires et les juristes d'entreprise peuvent travailler en collaboration lorsqu'une entreprise est partie à un procès.
