La structure d’une organisation d’approvisionnement va d’une seule personne responsable des achats à un grand service centralisé ou décentralisé, avec des professionnels de la passation de marchés travaillant dans des sites ou des unités d’affaires distincts. Obtenir la bonne structure est essentiel, car les achats représentent généralement la moitié des dépenses d’une organisation, selon Reference for Business. Il joue également un rôle important dans la stratégie concurrentielle d’une entreprise.
Responsabilité individuelle des achats
Dans une petite entreprise ou une petite entreprise, une personne telle que le directeur financier peut assumer la responsabilité des achats. Alternativement, des membres individuels de l'équipe de direction, tels que le responsable de la production, le responsable du bureau ou le responsable du marketing, peuvent acheter des produits ou des services pour répondre aux exigences de leur propre département. Dans ce scénario, la société n’aurait pas de procédure d’achat cohérente et n’aurait aucun pouvoir d’achat pour négocier de meilleures offres auprès d’un groupe fragmenté de fournisseurs.
Service des achats
Au fur et à mesure de sa croissance, la société peut nommer un responsable des achats doté de qualifications professionnelles. L'entreprise peut également recruter un ou plusieurs assistants aux achats si les achats se développent. Le responsable ou l’équipe assume la responsabilité de l’achat de fournitures pour tous les départements, discute de leurs besoins, identifie les fournisseurs et traite les commandes. En coordonnant les achats, l'entreprise peut passer des commandes plus importantes auprès de fournisseurs privilégiés. Il pourra peut-être négocier des taux plus bas et imposer des normes de qualité cohérentes aux fournisseurs.
Structure d'achat centralisée
Les entreprises ayant plusieurs sites, divisions opérationnelles ou unités d’affaires ont le choix entre des structures d’exploitation centralisées ou décentralisées. Dans le modèle centralisé, un seul service des achats assume la responsabilité des achats pour le compte de l'entreprise. Le service, qui peut comprendre un directeur des achats, des directeurs et des assistants, impose des règles et des procédures standard dans l'ensemble de l'entreprise dans le but de réduire les coûts, d'accroître l'efficacité des achats et d'assurer une qualité constante. Pour améliorer le service fourni à différents endroits, le département peut nommer des spécialistes chargés d’acheter des catégories spécifiques de fournitures.
Structure de passation des marchés décentralisée
Dans le modèle décentralisé, l'entreprise délègue les pouvoirs d'achat aux sites et aux divisions. Les responsables des achats et les assistants achètent des fournitures pour les besoins locaux, bien qu’ils puissent recevoir une assistance d’une petite unité centrale. Si une structure décentralisée donne de l’autonomie et réduit les goulets d’étranglement, elle peut entraîner une inefficacité des achats, des normes incohérentes et une augmentation des coûts d’approvisionnement globaux.
Modèle d'approvisionnement stratégique
Les entreprises qui ont besoin de fournitures essentielles telles que des composants d'ingénierie critiques ou qui souhaitent harmoniser la qualité de nombreux fournisseurs sont passées des pratiques d'approvisionnement traditionnelles à des relations à long terme avec des partenaires d'approvisionnement stratégiques. Les membres de l'équipe des achats responsables des achats stratégiques se concentrent sur les fournitures critiques, laissant l'achat des produits de base aux autres membres de l'équipe. L'équipe d'approvisionnement stratégique passe des contrats d'approvisionnement à long terme et collabore avec des partenaires fournisseurs afin de réduire les coûts, d'harmoniser les niveaux de qualité et de production et d'entreprendre des projets communs de développement de produits.
