De nombreuses entreprises font appel à des fournisseurs externes pour leurs projets de grande envergure. Il existe de nombreuses raisons pour externaliser le travail, notamment le manque de personnel, le manque de ressources et le manque d'expertise pour le projet. Lorsqu'elle choisit un fournisseur potentiel, une entreprise envoie souvent une demande d'informations ou une demande de proposition. Avant de décider quel type d’outil convient le mieux à votre organisation, considérez les différences entre les deux.
Demande d'information
Les demandes d'informations, ou RFI, sont des documents de planification. Ce sont des documents informels et n'exigent généralement pas l'engagement de l'une ou l'autre des parties. Les RFI sont conçues pour collecter des informations sur la société du fournisseur potentiel, ses capacités, ses compétences et son expérience. Les détails du projet et le budget ne sont généralement pas inclus dans ce type de document. Ce type d’information n’est inclus que si la société recherche un fournisseur à court terme pour un petit projet.
Demande de proposition
Les demandes de proposition (DDP) sont des documents complexes créés par les entreprises pour attirer des offres et des propositions de fournisseurs externes. Une demande de propositions comprend généralement le budget, le calendrier et les critères du projet, ainsi que les buts et objectifs de la société. Il se concentre sur les spécifications et la portée du projet et cherche à obtenir une réponse détaillée des fournisseurs potentiels. Les réponses des fournisseurs incluent généralement des informations sur la société du fournisseur, le prix proposé et des détails spécifiques sur la manière dont le fournisseur exécutera et gérera le projet.
Les processus
La demande de renseignements est généralement utilisée seule pour des projets à faible budget et comme point de départ pour des projets à budget élevé. Il faut généralement plusieurs semaines pour envoyer et recevoir des réponses pour ce type de document, généralement moins de 10 pages. La demande de propositions est utilisée pour des projets à budget élevé et est généralement créée à la fin de la phase de collecte d'informations du projet. Il faut généralement plusieurs mois pour envoyer et recevoir les réponses des fournisseurs avec ce type de document, qui fait généralement au moins 20 pages ou plus.
Avantages
L'utilisation d'une RFI est avantageuse pour les petits projets à faible impact. Ce document ne nécessite pas beaucoup de temps ni d’efforts de la part des fournisseurs potentiels, car ils n’ont pas à renvoyer de longues descriptions des détails du projet. Les entreprises utilisent donc ce type de document pour en savoir plus sur la portée d'un grand projet avant de commencer le processus de proposition. L'avantage d'une demande de propositions est qu'elle prépare l'entreprise à aller de l'avant avec un fournisseur et à commencer la phase de contrat.
Désavantages
L'inconvénient d'une demande d'information est que les fournisseurs peuvent ne pas être intéressés par l'envoi d'informations car ils ne voient pas l'engagement implicite de la société. Les inconvénients de la demande de propositions sont les préparatifs fastidieux nécessaires à son envoi et à sa réception. Si une entreprise n’est pas sûre de l’envergure ni des spécifications du projet, rédiger la demande de proposition peut être très difficile ou donner lieu à des propositions imprévisibles des fournisseurs.
