Le codage en comptabilité consiste à attribuer des chiffres ou des lettres aux données afin de créer une base de données de recherche rapide. Les codes comptables ne sont pas universels car chaque comptable, cabinet comptable, institution ou entreprise peut créer son propre système de codage comptable adapté à ses propres besoins organisationnels. Certains types de codage sont simples et directs, tandis que d’autres nécessitent un manuel à interpréter.
Codage mnémonique
Le codage mnémonique en comptabilité utilise des lettres abrégées qui représentent un mot entier. Par exemple, «ACCT» pourrait signifier «compte», «DT» pour «date» ou «GTL» pour «grand total».
Codage séquentiel
Aussi appelé codage en série, le codage séquentiel en comptabilité utilise des nombres qui ont un ordre consécutif. Dans un livre de comptabilité, un code séquentiel peut apparaître sur le côté de la page, un sur chaque nouvelle ligne. Un exemple de code séquentiel est 00, 01, 02, 03 et ainsi de suite.
Codage hiérarchique
Semblables au système de classification décimale Dewey d’une bibliothèque, les codes hiérarchiques sont ceux qu’un comptable pourrait développer à l’infini, si nécessaire, d’une manière structurée et logique. Par exemple, si une comptable souhaitait créer une section principale dans son système comptable, elle désignerait un numéro avec chaque section, telle que «808 actifs» et «809 passifs». Ensuite, si elle souhaitait créer des sous-sections, elle ferait Ainsi, avec l'utilisation d'une décimale, telle que «808.01 Actifs financiers». Le comptable pourrait continuer à ajouter des sous-sections à chaque sous-section selon les besoins, tel que «808.01.001 Actifs financiers pour 2001-2002».
Codage en bloc
En comptabilité, le codage par blocs fait référence aux numéros qu'une personne peut attribuer à des termes de comptabilité générale tout en tenant des livres. Par exemple, si un code de bloc indique «5 000: immobilisations, 6 000: stocks», le bloc 5 000 concerne exclusivement tout ce qui concerne les immobilisations. Comme ces blocs de code sont séparés par 1 000 numéros, une personne peut ajouter jusqu'à 1 000 codes ou sous-catégories de sous-blocs.
Codage à facettes
Un code à facettes en comptabilité est une série de nombres groupés qui représentent différentes en-têtes qu'un comptable peut utiliser. Par exemple, si un comptable tient les livres pour un point de vente, il peut indiquer que la facette 1, ou le groupe 1, représente les différents départements du magasin; La facette 2 représente les différents types de coûts que le magasin pourrait supporter; et la facette 3 contient les sous-catégories de la facette 2.
Dans chaque facette se trouve un code séquentiel qui représente un élément différent. Dans l'exemple, la facette 1 peut contenir les champs suivants: 00 Ventes en ligne, 01 Ventes en magasin et 02 Retours. La facette 2 pourrait inclure les champs suivants: 00 Frais de marketing, 01 Fournitures de bureau et 02 Frais de personnel. Ensuite, la facette 3 pourrait contenir une série de codes de bloc dans lesquels les nombres 0000 à 01000 représentent des coûts indirects, où le nombre 0050 représente le coût d'achat d'un domaine Internet. Par conséquent, si le comptable utilisait un code à facettes, la série de chiffres représentant le coût de la promotion en ligne du magasin avec un nouveau site Web serait «00 00 0050». Chaque section de ce code représente chaque facette: 00 (Ventes en ligne).) 00 (coûts de marketing) 0050 (coût du domaine Internet).
