Une lettre de charte ou un document est un document officiel signé qui définit un projet ou une organisation par écrit. La charte est conçue pour spécifier le projet, y compris les objectifs et les missions. Avec des objectifs clairement définis, un projet aura plus de chances de réussir. Votre organisation ou entreprise doit créer et approuver la lettre d’engagement avant de lancer un projet de grande envergure afin de s’assurer de l’accord sur tous les aspects du plan. La procédure à suivre pour rédiger une lettre d’affrètement peut varier en fonction de votre projet, mais certaines étapes sont générales.
Indiquez le nom du projet ou de l’organisation en haut de votre charte. Ajoutez le nom du responsable et tous les autres membres importants de l’organisation.
Définissez les objectifs et les missions de votre organisation dans le paragraphe d'introduction de votre charte. Assurez-vous que tous les membres de l'organisation sont d'accord sur les objectifs et qu'ils sont réalisables.
Déterminez quelles seront les exigences pour devenir membre de votre organisation. Par exemple, si vous créez une lettre de charte pour un club de football pour jeunes, vous devez inclure les conditions d'âge et de résidence dans votre charte.
Organiser le fonctionnement de l'association. S'il existe une hiérarchie spécifique, incluez ces détails dans la charte. Par exemple, si votre organisation compte des directeurs, des gestionnaires et des chefs d’équipe, vous souhaitez spécifier à qui le poste est rattaché.
Incluez les responsabilités de chaque membre de votre organisation ou de votre équipe de projet. Plus vous ajoutez de détails dans votre lettre d’affrètement, moins il y aura de confusion par la suite.
Ajouter une section spécifique dans votre lettre de charte qui spécifie comment ajouter des amendements. Inévitablement, vous penserez à autre chose à inclure dans votre charte à une date ultérieure. Élaborez avec votre organisation un plan pour ajouter des modifications.
Passez en revue la lettre de charte avec les membres de votre organisation. Essayez d'inclure autant d'informations que possible. C'est le document qui régit et devrait être détaillé.
Signer et dater le document. Les autres membres du conseil qui ont aidé à créer la lettre de charte devraient également signer la charte. Fournissez des copies aux membres de votre organisation et archivez-les dans les archives de votre club.
