Les entreprises utilisent un registre des actions pour enregistrer la répartition de la propriété dans l'entreprise. Les entrées dans le registre des actions indiquent les propriétaires de la société et le pourcentage que chacun possède, ainsi que tout transfert de propriété dans la société, selon le magazine "Entrepreneur". Les registres des actions, également appelés registres des stocks, enregistrent les émissions initiales d'actions à destination des actionnaires et tous les transferts ultérieurs. Ils comprennent des données spécifiques sur chaque transfert et acquisition d’actions d’une société, telles que la classe, le nombre et la valeur des actions achetées ou transférées, les noms et les coordonnées de chaque partie impliquée, ainsi que la valeur monétaire de la transaction.
Articles dont vous aurez besoin
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Revues comptables
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Documents source
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Tablette de grand livre
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Tableur informatique
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Logiciel de comptabilité
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Plan d'audit
La collecte d'informations
Consultez les journaux comptables, qui fournissent un enregistrement chronologique des transactions d'une entreprise sous la forme d'une entrée de journal. Les comptables tiennent souvent des journaux spéciaux pour des types de transactions spécifiques, selon Quick MBA, tels que la paie, les factures, ainsi que le transfert et la vente de stocks. Chaque liste dans le journal d'un comptable est appelée une entrée de journal. Localisez les entrées de journal qui enregistrent la date de chaque opération sur actions, à qui les actions ont été émises, le nombre et la valeur des actions et la valeur totale de l'opération.
Confirmez les informations de distribution des partages enregistrées dans le journal du comptable en vérifiant chaque entrée de journal avec les documents source. Les documents source ont pour origine et confirment légalement toutes les transactions commerciales, selon le magazine "Enrepreneur", telles que l’émission ou le transfert de stock. Les documents source incluent les certificats d'actions, les enregistrements bancaires qui documentent le paiement des actions et toute documentation relative aux dividendes versés au propriétaire de l'action.
Recueillez les données requises par un grand livre à partir des documents source et des journaux comptables.Les transactions dans un registre des actions, appelées «postes», comprennent généralement les numéros de certificat d'actions, la date de la transaction, le nom et l'adresse de l'actionnaire, le nombre et la catégorie des actions ainsi que la valeur de la transaction. Les écritures de grand livre partagent le type de transaction comme un crédit ou un débit à la société. Les postes divisent également les transactions en sous-catégories en fonction du type de transaction enregistrée, telles que les transferts d'actions, les actions émises dans le cadre d'un ensemble d'avantages ou les actions privilégiées émises aux dirigeants de l'entreprise.
Remplir le grand livre
Étiquetez les catégories et les sous-catégories pour chaque type de transaction que votre livre de comptes enregistrera à l'aide d'un bloc-notes imprimé, d'un tableur ou d'un logiciel de comptabilité. Dans chaque sous-catégorie, organisez chaque publication en fonction du compte ou de l'actionnaire impliqué dans la transaction, puis répertoriez chaque transaction par date. Au minimum, les écritures du grand livre répertorient les entités impliquées dans la transaction, la valeur de la transaction et une brève description de celle-ci.
Remplissez chaque poste du grand livre avec les données recueillies à partir des écritures comptables et des pièces d'origine, puis mettez régulièrement à jour le grand livre avec les nouvelles données de partage. Selon le magazine "Entrepreneur", les publications dans le grand livre devraient correspondre au volume des affaires enregistrées par les comptables d'une entreprise dans ses journaux. Mettez à jour le livre des comptes quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement, en fonction des besoins et des exigences de la société.
Auditez régulièrement le grand livre des actions, par exemple trimestriel ou une fois par exercice, pour vous assurer qu'il enregistre et représente avec exactitude la division des actions de la société. Comparez les données et les totaux enregistrés dans les sous-catégories du grand livre aux totaux enregistrés par catégories plus inclusives, puis vérifiez ces chiffres avec les documents source et les écritures au journal. Les données de grand livre partagé vérifiées peuvent résoudre les divergences dans la tenue de la comptabilité, telles que les erreurs de saisie des données dans les journaux comptables et les comptes de trésorerie. Les grands livres de partage peuvent également identifier les tendances en matière de propriété et de transfert d'actions.
Conseils
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Utilisez les données du registre des actions pour informer les politiques de propriété et de distribution d’actions, ainsi que pour déterminer comment verser des dividendes et prendre en compte d’autres considérations pour les actionnaires.
Les grands livres de partage aident à définir la structure de propriété d'une société à des fins fiscales.
