Un comptable d'entreprise enregistre généralement les opérations d'exploitation dans un grand livre ou un document comptable. Les informations détaillées sur les transactions sont enregistrées dans un grand livre auxiliaire; toutes les données du grand livre auxiliaire sont ensuite reportées dans un grand livre général à la fin du trimestre ou de l’exercice. Les méthodes comptables du grand livre aident un comptable ou un comptable à enregistrer les informations financières d'une entreprise.
Grand livre défini
Un grand livre est un récapitulatif financier qui répertorie les opérations d’exploitation d’une société sur deux colonnes: débits et crédits. Le comptable ou le comptable débutant d'une entreprise crée des écritures dans le journal pour enregistrer ces transactions. En d'autres termes, elle débite et crédite des comptes. Les types de comptes comprennent les actifs, les passifs, les charges, les produits et les capitaux propres. Un expert-comptable junior débite un compte de charges ou d’actifs pour augmenter son solde, en créditant le compte pour en réduire le montant. L'inverse est vrai pour les comptes de revenus, de capitaux propres et de passif.
Grand livre auxiliaire
Un grand livre auxiliaire est le premier document dans lequel un comptable enregistre les transactions de l'entreprise. En un sens, un grand livre auxiliaire est le pilier de l’information comptable dans les économies modernes, car tous les rapports financiers sont basés sur les données du grand livre auxiliaire. Un comptable effectue des écritures de journal dans un grand livre auxiliaire. Par exemple, une entreprise émet un chèque de 1 000 dollars pour payer la facture d'électricité mensuelle. Une comptable débite le compte de dépenses des services publics pour 1 000 dollars et elle crédite le compte de trésorerie (actif) pour le même montant.
Grand livre général
Un grand livre général contient des informations provenant de grands livres auxiliaires connexes. Par exemple, le commis comptable enregistre la dépense de services publics de 1 000 USD dans le grand livre de la filiale du fournisseur A. La société a cinq fournisseurs auprès desquels elle achète de l’électricité et du gaz pour ses activités opérationnelles. Les livres auxiliaires des fournisseurs B, C, D et E indiquent respectivement des montants à payer de 2 000 USD, 4 000 USD, 1 000 USD et 3 000 USD. Le grand livre des dépenses en services publics de la société indique un total de 11 000 $.
Comptabilité générale
Un commis à la comptabilité d’entreprise enregistre généralement les transactions dans les grands livres auxiliaires. (Un grand livre sert principalement aux processus de génération de rapports.) Le commis crée des écritures au journal en fonction de la transaction et applique les principes comptables pour s'assurer que les montants enregistrés sont exacts. Un comptable effectue également des ajustements à la fin d'une période pour enregistrer les montants corrects pour les dépenses payées d'avance. À titre d’illustration, une entreprise verse 6 000 dollars en primes d’assurance pour une couverture de six mois. À la fin du premier trimestre, seuls 3 000 $ de frais d’assurance doivent être comptabilisés. Le comptable crédite le compte d'assurance prépayé (actif) de 3 000 $ et débite le compte de dépenses d'assurance du même montant.
Grand livre
Les normes internationales d’information financière, ou IFRS, et les principes comptables généralement reconnus, ou PCGR, des États-Unis exigent de la société qu’elle publie quatre états du grand livre général. Ces rapports, également appelés états financiers, comprennent un bilan, un état des résultats, un tableau des flux de trésorerie et un état des résultats non distribués.
