Une organisation s'appuie sur des grands livres généraux et des sous-livres ou des sous-grands livres pour garantir un enregistrement rapide des données, des analyses financières précises et une publication rapide des données de performance. Les comptables travaillent sous la tutelle de comptables de haut niveau pour rapprocher les comptes financiers dans les grands livres, en vérifiant que les informations des grands livres sont complètes, correctes et conformes aux directives réglementaires.
Ledgers
Un grand livre est un formulaire financier qui contient tous les comptes utilisés par une organisation pour enregistrer les transactions. Un grand livre peut avoir un ou plusieurs grands livres.
Réconciliation
Un comptable effectue un rapprochement grand livre / sous grand livre pour vérifier que les informations du grand livre général sont complètes et exactes. L'idée est de parcourir les données sous-jacentes - généralement dans les grands livres auxiliaires - afin de repérer d'éventuelles erreurs comptables ou des inexactitudes mathématiques. Un bon rapprochement aide une entreprise à produire des états financiers précis.
Participation du personnel
Pour effectuer les rapprochements intermédiaires, les comptables travaillent sous la direction de comptables, qui, à leur tour, soumettent leurs travaux à des responsables financiers pour examen final. Après un examen approfondi, les responsables travaillent avec les contrôleurs d'entreprise pour préparer des résumés de données de performance corrects.
Exemple
Vous êtes stagiaire au service comptabilité d’une entreprise. Votre patron, le contrôleur de l'entreprise, souhaite envoyer des données pertinentes à la direction pour une prise de décision stratégique. Le contrôleur vous demande de rapprocher le grand livre des comptes clients de la société avec les grands livres secondaires de trois comptes clients - client A, client B et client C. Le solde du grand livre général en fin d’année est de 1 million de dollars. Vous fouillez dans le journal de l'entreprise et trouvez les données suivantes: solde initial du compte client de 1,1 million de dollars; Le solde du client A au 1 er janvier de 100 000 $, les paiements reçus s'élevant à 75 000 $, le client a déclaré faillite en juillet; Le client B a une créance de départ de 500 000 USD et des achats de 100 000 USD, qui ont tous été réglés contre remboursement; Solde initial du client C: 500 000 dollars, aucune transaction au cours de l’exercice, compte en cours d’examen mais aucune décision de radiation prise à la fin de l’exercice. Votre objectif est d’exploiter toutes les données du grand livre auxiliaire pour obtenir un montant de 1 million de dollars du grand livre général. Dans une colonne, répertoriez et additionnez tous les éléments qui augmentent le compte client. Le seul élément incrémentiel est la commande de 100 000 USD que l'entreprise a reçue du client B. Dans une autre colonne, indiquez les éléments qui réduisent le compte client. Ceux-ci incluent des paiements reçus d’un montant de 175 000 USD - ou 75 000 USD, plus les 100 000 USD provenant de l’achat contre remboursement du client B - et une radiation du compte du client A de 25 000 USD, ou 100 000 USD moins 75 000 USD. En conséquence, les remises et les déductions s’élèvent à 200 000 $, soit 175 000 $ plus 25 000 $. Pour obtenir le solde de fin d'exercice d'un million de dollars, ajoutez le solde initial de 1,1 million de dollars à la transaction COD de 100 000 $ et soustrayez les 200 000 $ provenant des envois de fonds et des déductions.
