Lorsqu'un contrat prend fin, le montant de l'argent budgétisé pour ce contrat doit correspondre à celui qui a été payé. En pratique, il peut y avoir des erreurs, des bonus qui n'ont pas été gagnés, des frais retenus et d'autres éléments du budget du contrat où les comptes ne sont pas équilibrés. Le rapprochement des contrats est le processus d’explication et de résolution des éventuelles difficultés financières: les tâches consistent à rechercher les erreurs, à en trouver la cause, à calculer la taille et à déterminer comment les corriger.
Formalités administratives
La première tâche pour réconcilier un contrat est de passer en revue la paperasse, selon le département de la défense. Les membres du personnel chargés du rapprochement doivent notamment comparer le contrat de base, ainsi que les ordres de modification, aux enregistrements de facturation, aux pièces justificatives de paiement, aux systèmes de comptabilité officiels et à toutes les transactions déjà traitées. Le gouvernement fédéral a mis au point des systèmes informatiques de rapprochement qui permettent au personnel chargé du rapprochement de faire correspondre les documents déposés électroniquement dans différents ministères.
Documentation
Il peut s'avérer qu'il manque des documents rendant impossible la réconciliation du contrat. Dans ce cas, le travail du personnel consiste à effectuer une recherche exhaustive des enregistrements, sous forme électronique et sur support papier, afin de trouver la documentation. Si du matériel ne peut pas être trouvé, le personnel doit faire de son mieux avec les informations dont il dispose.
Les divergences
Le prochain devoir du personnel est de trouver les raisons des divergences. Les raisons potentielles incluent la fraude, des erreurs comptables, une baisse du coût des fournitures ou un entrepreneur qui n'a pas encore retourné un paiement excédentaire.
Ajuster les livres
Une fois que des erreurs ont été détectées, la tâche finale d'un contrat de rapprochement consiste à mettre à jour les comptes, en les ajustant lorsque les trop-perçus sont retournés, ou pour éliminer les erreurs, ou lorsque les pièces justificatives de retard de paiement sont finalement envoyées.
