Les entreprises enregistrent toutes les transactions comptables à l'aide de grands livres. Un grand livre contient les soldes de chaque compte utilisé par la société pour l’enregistrement financier et constitue le lieu central pour le reporting des transactions financières. Les grands livres auxiliaires contiennent des informations détaillées sur les comptes sélectionnés. Le solde de chaque grand livre auxiliaire doit être égal au solde du compte correspondant dans le grand livre. Plusieurs avantages existent lorsque les entreprises utilisent des grands livres auxiliaires.
Types de grands livres auxiliaires
Les entreprises incorporent plusieurs types de grands livres auxiliaires dans leurs systèmes comptables. Les grands livres auxiliaires communs comprennent un grand livre des comptes débiteurs et un grand livre des comptes créditeurs. Un grand livre de comptes à recevoir comprend des comptes individuels qui s'appliquent à chaque client. Chaque vente à crédit est enregistrée dans le compte client spécifique avec chaque paiement. Chaque compte client comprend un solde courant. Les soldes actuels de tous les clients s’additionnent au solde total des comptes clients. Le livre des comptes fournisseurs comprend des comptes individuels pour chaque fournisseur. Chaque facture reçue et chaque paiement effectué est enregistré pour chaque compte fournisseur spécifique. Chaque compte fournisseur comprend un solde actuel. Les soldes actuels de tous les fournisseurs s’additionnent au solde total des comptes fournisseurs.
Des informations détaillées
L'un des avantages de l'utilisation d'un grand livre auxiliaire comprend les informations détaillées conservées dans le grand livre auxiliaire. Chaque fournisseur répertorié dans le livre des comptes fournisseurs inclut des informations détaillées sur les transactions. Le grand livre comprend chaque facture, la date de réception, le montant en dollars et chaque paiement envoyé au fournisseur.
Contrôle
L'utilisation d'un livre auxiliaire présente un autre avantage: elle concerne le niveau de contrôle d'une entreprise sur les informations financières contenues dans le livre auxiliaire. Un grand livre de comptes clients permet au responsable du crédit et au personnel responsable des comptes clients de contrôler les soldes actuels de chaque client. Lorsqu'un client conteste des frais, le membre du personnel chargé des comptes clients peut examiner les transactions effectuées sur ce compte et déterminer si le litige est valide.
Accès limité
Limiter l'accès des employés à certains comptes offre un autre avantage lié à l'utilisation des grands livres auxiliaires. À l'aide de systèmes informatiques, les entreprises peuvent limiter l'accès des employés aux comptes spécifiques dont ils sont responsables. Les autres employés n'ont pas la possibilité de voir les détails des comptes contenus dans le grand livre auxiliaire. Cela permet à l'entreprise de préserver la confidentialité des comptes clients ou fournisseurs.
