La masse salariale des petites entreprises est un domaine hautement réglementé, qui va des informations personnelles des employés aux exigences légales du gouvernement fédéral. C’est un domaine d’activité qui, s’il n’est pas fait correctement, peut avoir de lourdes conséquences. Mettre en œuvre le meilleur logiciel de comptabilité de la paie pour votre type d'entreprise, définir une séquence de traitement de la paie et comprendre les règles et réglementations en vigueur en matière de taxe sur la paie, tout concourt à assurer le succès de la gestion de ce domaine de manière appropriée, efficace et efficiente. La rapidité et le respect des détails sont impératifs.
Articles dont vous aurez besoin
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Formulaires de paie et publications
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Système de comptabilité de paie
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Compte bancaire
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Contrôles de la paie
Déterminer la période de paie. Votre masse salariale est-elle traitée quotidiennement, hebdomadairement, toutes les deux semaines ou tous les mois? Développez un programme mensuel et respectez-le. Distribuez un calendrier avec la date de fin de la période de paie (date à laquelle les employés doivent avoir une carte de pointage) et la date de paiement indiquée.
Développez des formulaires de paie internes tels que les demandes de congé de maladie, les demandes de vacances et les demandes de congé. Commandez des formulaires et des publications IRS. Les formulaires de commande essentiels à commander auprès de l’IRS comprennent la circulaire E, une publication contenant tout ce que le propriétaire de petite entreprise a besoin de savoir sur la masse salariale et les impôts concernés, W-9 pour les retenues d’employé, 941 (déclaration de revenus trimestrielle) et 940 (déclaration de revenus annuelle).
Achat d'un logiciel de comptabilité de paie spécifique à votre type d'entreprise; par exemple: services orientés, fabrication, vente au détail, hospitalité ou médical. Chaque programme aura des facettes adaptées à votre domaine de spécialité afin que le processus de traitement de la paie fonctionne le plus efficacement possible.
Ouvrez un compte bancaire. Avoir un compte bancaire spécifiquement dédié à la paie aidera à la tenue des registres en séparant les opérations financières de l'entreprise de la paie. Il peut également être utilisé pour suivre les charges sociales. Configurez également le dépôt électronique des charges sociales maintenant.
Commandez des chèques de paie avec le nom et l'adresse de votre entreprise, une fois que vous avez ouvert votre compte bancaire. Cela peut être fait par l’intermédiaire de votre institution financière ou d’une source externe. Assurez-vous que les contrôles sont conformes à votre logiciel de comptabilité.
Donnez à chaque nouvel employé un W-9, déterminez son taux de rémunération et indiquez-lui comment soumettre ses heures à la paie. Est-ce par carte de temps ou feuille de temps? Insistez sur l’importance de soumettre les informations dans les délais à la personne chargée de la paie.
Entrer les données des employés. Une fois que vous avez reçu toutes les soumissions de paie des employés, commencez à saisir les heures, les congés de maladie, les congés payés et non payés, les déductions telles que la pension alimentaire pour enfants et les saisies d’argent dans le logiciel de comptabilité de la paie. Il y aura un rapport de paie qui résume les informations. Vérifiez deux fois ces chiffres pour vérifier l'exactitude des données que vous avez entrées.
Déterminer les charges sociales. Une fois toutes les données de paie de vos employés saisies, les charges sociales sont calculées. Votre logiciel de paye comptable calculera ce montant, y compris la quote-part de l'employeur pour FICA. Vérifiez ces chiffres en lisant votre circulaire E et en calculant le montant manuellement.
Imprimez et distribuez les chèques de paie. L'impression de vos chèques de paie implique également l'étape de comptabilisation des transactions sur les comptes de paie. Vérifiez que les informations ont été postées correctement. Distribuez les chèques lorsque vous êtes prêt.
Soumettre les charges sociales. Pour éviter toute pénalité et tout intérêt potentiel, il est conseillé de soumettre électroniquement les taxes sur la masse salariale à l'IRS une fois le traitement de la paie terminé. Vérifiez auprès de votre état et des gouvernements locaux pour leurs exigences de soumission.
Conseils
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Si vous pensez que votre entreprise est trop petite pour justifier la création d'un compte de paie distinct comportant des chèques de paie distincts, utilisez des chèques d'entreprise aux fins de la paie. Inscrivez les montants retenus quelque part sur le chèque, éventuellement sur le talon du chèque.
Attention
Sachez qu'il est facile de ne pas payer les charges sociales en ne disposant pas d'un compte bancaire distinct, spécialement créé pour les besoins de la paie.
