Le développement de procédures de bureau profite à votre bureau ou à votre entreprise en vous aidant, ainsi que votre équipe de direction, à normaliser des opérations spécifiques. Les procédures de bureau aident à maintenir l'excellence du service et servent de guide fournissant les informations nécessaires pour assurer la qualité du service. Il est possible de créer des procédures claires et précises en suivant la séquence simple de planification du contenu, en rédigeant les procédures, en produisant un manuel ou un guide et en suivant toutes les révisions apportées aux procédures. Les procédures de bureau peuvent être écrites pour une fonction de bureau spécifique ou pour la gestion de tout le bureau.
Articles dont vous aurez besoin
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Magnétophone (facultatif)
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Ordinateur portable et traitement de texte
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Calendrier ou planificateur
Ecrivez pourquoi vous écrivez les procédures et qui les utilisera. Identifiez à quelle fréquence les procédures, ou des sections de procédures, seront utilisées. Être spécifique vous aide à vous concentrer et à structurer l’effort de documentation.
Créez un calendrier pour collecter des informations sur les tâches exécutées et leur fréquence d'exécution. Interrogez des experts exécutant des tâches et enregistrez les étapes effectuées pour mener à bien chaque activité de la tâche. Si vous créez les étapes à partir de rien, tracez un organigramme simple des étapes suivies par le personnel du début à la fin pour terminer la tâche.
Déterminez quand le document sera livré et s'il sera dans un format papier ou en ligne. Pour des raisons pratiques, les procédures sur papier sont idéales car elles servent de guide de référence facile et sont utiles lors de la formation à la procédure. Avoir une structure de fichier et une convention de dénomination de fichier simple est pratique lors de la création de procédures.
Diviser les procédures en sections en fonction de la fonction. La création de tâches spécifiques à une fonction attribue un rôle et des responsabilités à une personne ou à un service, qui doit effectuer cette tâche.
Écrivez les étapes de procédure nécessaires pour effectuer chaque tâche. À l'aide des notes d'entretien écrites ou enregistrées à l'étape 2, écrivez l'activité en séquence de manière à ce que tout le monde puisse mener à bien l'activité et la tâche. Après avoir complètement documenté les tâches, effectuez une vérification orthographique et vérifiez le contenu complet. L'idéal est qu'un ou deux experts vérifient l'exactitude du document.
Apportez les corrections nécessaires et créez un deuxième ou dernier projet. En tenant compte de la date de livraison de votre document, effectuez une dernière vérification du document, puis produisez le document final pour une impression ou une référence en ligne. Faites placer la copie dans un classeur à trois anneaux pour faciliter le remplacement des pages lorsque des mises à jour sont effectuées.
Conseils
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L'utilisation de tout organigramme existant d'informations ou de tâches réduira le temps requis pour terminer le développement des procédures et contribuera à réduire au minimum les erreurs opérationnelles.
En moyenne, le processus de documentation et de révision prend environ six semaines.
