Les réunions budgétaires sont importantes car elles vous permettent de présenter à votre supérieur hiérarchique ou à votre supérieur hiérarchique la position de votre projet en termes de budget. Au cours de la réunion, vous pouvez discuter des augmentations ou diminutions possibles du budget alloué et suggérer des moyens de réduire les coûts afin de maintenir votre budget dans les délais. Les réunions budgétaires vous permettent également de plaider votre cause pour plus de financement pour votre projet ou votre travail. Les réunions budgétaires globales déterminent les finances d'un département ou de la société et fixent des objectifs et des limites pour contrôler l'argent et rester rentable. Il est relativement facile de mettre en place une réunion budgétaire.
Articles dont vous aurez besoin
-
Salle de conférence ou de réunion
-
Service de messagerie
Déterminez qui devrait assister à la réunion budgétaire. En règle générale, vous devez inviter le directeur financier, le vice-président des finances ou une autre personne de l’équipe de gestion chargée des finances. Si vous travaillez pour une grande entreprise, invitez la personne qui gère l’argent dans votre bureau, comme un contrôleur ou le responsable du service de comptabilité. Vous devez également inviter votre supérieur hiérarchique, le responsable de projet et tout autre membre du personnel de haut niveau connecté à votre projet ou département.
Vérifiez les horaires de toutes les personnes que vous invitez à la réunion. Rechercher des ouvertures communes lorsque tout le monde est prévu pour être en ville et au bureau. Certains outils bureautiques, tels que Microsoft Outlook, vous permettent d'afficher les horaires et la disponibilité des autres collaborateurs.Si vous ne pouvez pas accéder aux horaires de tout le monde, demandez à leurs assistants ou aux individus eux-mêmes à quoi ressemble leur disponibilité à venir.
Choisissez une durée pour la réunion, telle que 30 ou 60 minutes. Prévoyez suffisamment de temps pour présenter les informations budgétaires et laissez de la place pour les questions et le temps de discussion. Si vous pensez qu'il vous faudra une heure pour présenter les informations budgétaires, choisissez une durée de 90 minutes pour permettre un temps supplémentaire.
Choisissez un jour et une heure pour la réunion en fonction du moment où tout le monde est disponible et de la durée de la réunion. Si votre réunion dure 90 minutes, choisissez le premier créneau de 90 minutes lorsque tout le monde est disponible.
Envoyez une notification de demande de réunion par courrier électronique et demandez à tous les destinataires de répondre pour indiquer s'ils acceptent la demande de réunion ou s'ils sont incapables de le faire. Ou, configurez la réunion à l'ancienne en la réservant en personne ou par l'intermédiaire de l'assistant du participant. Lorsque vous demandez la réunion en personne ou par courrier électronique, fournissez brièvement une vue d'ensemble de haut niveau de l'ordre du jour de la réunion: coupes budgétaires, rapports financiers, état du budget, etc.
Reprogrammez la réunion si les personnes qui doivent y assister ne peuvent pas y assister. Choisissez le prochain créneau disponible lorsque les superviseurs financiers et les autres personnes nécessaires sont disponibles pour la durée prévue de la réunion.
Rappelez à tous les participants la réunion à venir cette semaine ou ce matin-là. Si vous avez envoyé la demande de réunion par courrier électronique, le logiciel peut automatiquement rappeler aux participants une notification électronique.
Conseils
-
Organisez des réunions budgétaires périodiques afin de rencontrer les mêmes personnes tous les mois ou toutes les semaines pour discuter des budgets de projet ou de département.
