L'un des aspects les plus frustrants de la gestion d'une entreprise est le traitement des chèques sans provision. Faire face aux chèques retournés peut être une affaire compliquée. Le problème le plus courant auquel sont confrontés les propriétaires et les dirigeants d’entreprise est de savoir comment aborder le sujet avec un client, en particulier s’il est un client régulier. Le moyen le plus courant et le plus courtois de collecter des fonds consiste peut-être à utiliser une lettre bien conçue concernant la dette.
Écrivez la lettre sur le papier à lettres de votre entreprise. Ne confondez pas le problème en demandant un paiement sur votre papier à lettres personnel.
Utilisez le message d'accueil approprié pour votre client, deux espaces sous l'adresse de retour. Utilisez le terme “Cher” et le nom de famille, tels que “Cher M. Jones” ou “Chère Mme Smith”. Vous pouvez utiliser le mot d'ordre “Bonjour” ou “Salutations” à la place, mais une adresse personnelle est préférable. Évitez d’utiliser un prénom ou un message d’accueil informel tel que «Bonjour».
Commencez la lettre en abordant la dette de manière non menaçante. Voici un exemple: «Nous vous écrivons pour vous informer qu'un chèque personnel que vous nous avez émis nous a été retourné sans être payé par la banque». Continuez de manière à donner au destinataire le bénéfice du doute: «Nous sommes sûrs cela ne représente rien de plus qu'un oubli de votre part et que vous corrigerez rapidement l'erreur."
Donnez tous les détails concernant le chèque sans provision, tels que le nom de la banque, le numéro et la date du chèque, ainsi que le montant. Indiquez également le numéro de compte du client auprès de votre société et documentez le solde de ce compte.
Référencez votre politique de «frais de contrôle de retour» si vous en avez un. Par exemple, si vous avez une politique écrite spécifiant des frais de 20 $ pour tous les chèques retournés, vous devez en faire la demande et la demander, ainsi que le montant du chèque. Indiquez toujours au client le montant total du solde dû, par exemple «Remettez 150,00 USD pour votre chèque retourné, plus les frais de 20 USD pour chèque retourné, pour un total de 170,00 USD.
Indiquez au client comment il peut vous remettre les fonds. Par exemple, vous pouvez demander qu’il apporte de l’argent à votre lieu d’affaires ou lui envoyer un mandat ou un chèque certifié à votre adresse professionnelle. Indiquez également si vous pouvez accepter les cartes de crédit ou de débit par téléphone ou en personne.
Indiquez les conditions de paiement: "Veuillez verser le paiement dans les 15 jours." Fermez avec une invitation pour que le destinataire vous appelle pour toutes questions.
Signez et copiez votre avocat. Ajoutez "esquire" au nom de famille de l'avocat afin que le destinataire sache qu'un professionnel de la loi surveille la situation. Vous ne voulez pas menacer d'une action en justice dans une première lettre. Le règlement à l'amiable de la dette est le choix préféré. Copier votre avocat avertit subtilement le destinataire que vous pouvez le poursuivre en justice si le problème n'est pas résolu.
Conseils
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Si vous n'entendez pas parler de votre débiteur dans les 10 jours ouvrables, faites un suivi avec une autre lettre soulignant votre besoin d'avoir de ses nouvelles dans une semaine. Si vous ne recevez pas de réponse ou si le débiteur refuse de payer, confiez la question à votre avocat.
