Le gouvernement fédéral oblige les entreprises ayant des employés à retenir les impôts fédéraux sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance-maladie sur le salaire de chaque employé. Les entreprises doivent également contribuer ou «faire correspondre» les montants des taxes d’assurance-maladie et de sécurité sociale sur la base du salaire de chaque employé. Après avoir séparé la taxe sur la masse salariale du salaire réel de l’employé, un chèque est émis à l’employé pour le montant du salaire net et la retenue de la taxe sur la masse salariale est déposée auprès d’un dépositaire fédéral. En plus du dépôt de la taxe sur la masse salariale, la plupart des entreprises doivent également déposer des relevés trimestriels des taxes sur la masse salariale auprès de l'Internal Revenue Service.
Déterminez les montants de la taxe sur la masse salariale à retenir sur le salaire de chacun de vos employés. Selon le montant du salaire, chaque employé sera responsable du paiement d’une taxe spécifique sur le revenu, l’assurance maladie et la sécurité sociale, qui est déterminée en multipliant son salaire par le taux d’imposition qui correspond à son niveau de revenu. Des informations supplémentaires sur les tranches d’imposition, les taux et les retenues à la source sont disponibles dans «Publication 15 de l’IRS, Guide de la fiscalité de l’employeur», disponible sur le site Web de l’Internal Revenue Service.
Déposez les retenues sur la paie avec un dépositaire fédéral qualifié. Les dépôts de paie peuvent être effectués par voie électronique au moyen du «Système de paiement électronique fédéral (EFTPS)» ou par courrier ou livraison à une banque agréée à l'aide du formulaire IRS 8109-B. Les informations concernant les systèmes EFTPS et les formulaires de dépôt IRS se trouvent sur le site Web de l’IRS.
Remplissez et remplissez le «Formulaire IRS 941, Déclaration fiscale fédérale trimestrielle de l’employeur». Ce formulaire s’adresse aux entreprises qui doivent payer 1 000 $ ou plus en impôt sur l’emploi chaque année. La plupart des entreprises entreront dans cette catégorie. Les entreprises dont les obligations fiscales liées à l'emploi sont inférieures à 1 000 dollars peuvent utiliser le «Formulaire IRS 944, Déclaration de l'impôt fédéral annuelle des employeurs». Les deux formulaires exigent des informations sur le nombre d'employés que votre entreprise entretient et le montant des retenues de garantie que l'entreprise a effectuées. au cours de l'année ou du trimestre.
Préparez et déposez les relevés W-2 au nom de chaque employé à la fin de chaque exercice, ou avant le 31 janvier. Les employeurs doivent utiliser le «Formulaire IRS W-2, État des salaires et de l'impôt» pour enregistrer le total des salaires versés à l'employé. total des retenues au cours de l'année. Une copie de ce formulaire doit être fournie à l'employé et à l'administration de la sécurité sociale avant la date limite du 31 janvier.
