Un rapport post-événement est plus qu'un résumé d'une réunion d'affaires, d'une cérémonie de remise de prix ou d'une fête similaire. Au lieu de cela, il analyse l'efficacité de chaque élément d'un événement. En affaires, les rapports post-événement peuvent aider une entreprise à déterminer si un événement s'est bien déroulé et s'il convient de tenir des événements similaires à l'avenir. Rédiger un rapport de qualité post-événement nécessite une attention particulière et un rapport basé sur des faits.
Considérons d'abord le but de l'événement. Ensuite, demandez-vous si l’événement a atteint cet objectif. S'il s'agissait d'un événement marketing, cela aurait dû permettre à de nouveaux clients d'accéder à un produit ou à un service. S'il s'agissait d'une œuvre de bienfaisance, il aurait fallu sensibiliser le public ou mobiliser des fonds pour un organisme. S'il s'agissait d'une formation, les employés auraient alors dû apprendre de nouvelles informations pour améliorer leurs performances au travail. Dans votre rapport, concentrez-vous sur l'efficacité de l'événement pour atteindre son objectif. Si l'événement a été inefficace, expliquez pourquoi vous pensez que c'était le cas et ce qui doit changer pour améliorer les événements futurs.
Évaluez tous les éléments. Si votre événement comporte plusieurs parties, ne vous concentrez pas uniquement sur les meilleures et les pires parties; considérer tous les aspects de la journée. Incluez vos réflexions sur les conférenciers, le matériel et les horaires. Si un déjeuner ou des rafraîchissements ont été servis, incluez également une évaluation de ces éléments. Un événement n’est pas meilleur que la somme de ses parties; chaque partie doit donc être évaluée dans un rapport post-événement.
Obtenez les commentaires des autres. Si vous étiez responsable de l'événement, demandez l'avis des personnes pour lesquelles vous l'avez créé. S'il s'agissait d'un séminaire de formation des employés, demandez aux employés de vous dire ce qu'ils ont appris. S'il s'agissait d'un événement divertissant, demandez aux invités de remplir un questionnaire sur leur degré de plaisir - ou non. Vous devez savoir dans quelle mesure votre événement a atteint son public cible pour l’évaluer pleinement.
Inclure les avantages et les inconvénients. Certaines parties de votre événement se sont peut-être très bien déroulées; peut-être que la salle de banquet que vous avez louée avait un prix raisonnable et comprenait un mobilier approprié et des rafraîchissements appétissants. Cependant, il est possible que d'autres parties ne se soient pas bien déroulées, comme l'arrivée tardive du conférencier principal ou le raccourcissement de son discours de 15 minutes, ce qui vous laisse un temps libre. Incluez des commentaires sur les bons et les mauvais afin que votre entreprise puisse s’efforcer de répéter les bons et de changer les mauvais pour les événements à venir.
Conseils
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Un rapport post-événement efficace devrait également inclure une comptabilité des fonds dépensés.
